해외영업 취업 준비, 신입이 가장 먼저 해야 할 7가지

해외영업 취업을 준비하면 자연스럽게 영어부터 걱정하게 됩니다.

토익 점수는 어느 정도 있어야 하는지,

오픽이나 토익스피킹은 필요한지,

무역영어 자격증을 따야 하는지,

영어회화를 얼마나 잘해야 하는지.

저 역시 처음 자동차부품 해외영업 일을 시작하기 전에는 영어를 잘하는 사람이 해외영업도 잘할 것이라고 생각했습니다.

그런데 실제 회사에 들어가 처음 받은 업무는 제가 예상했던 것과 꽤 달랐습니다.

고객 앞에서 멋지게 영어로 프레젠테이션하는 일이 아니었습니다.

메일에 첨부된 Excel 파일을 열어보고,

도면의 Part Number를 확인하고,

고객이 요청한 납기를 생산팀에 물어보고,

견적서의 숫자가 맞는지 다시 확인하는 일이 더 많았습니다.

신입 시절에는 영어 문장 하나를 쓰는 데 20분씩 고민하면서도 정작 수량이나 날짜를 잘못 적을 뻔한 적도 있었습니다.

15년이 지난 지금 제가 다시 자동차부품 해외영업 신입으로 입사한다면 무엇부터 준비할까 생각해봤습니다.

아마 다음 7가지를 먼저 할 것 같습니다.

1. 영어회화보다 먼저 ‘고객 메일을 정확하게 읽는 연습’을 하겠습니다

영어를 잘하면 해외영업에 분명 도움이 됩니다.

하지만 신입에게 처음부터 원어민처럼 말하는 능력이 필요한 것은 아니었습니다.

오히려 제가 처음 힘들었던 것은 고객의 메일에서 진짜 요구사항을 찾아내는 것이었습니다.

예를 들어 이런 메일을 받았다고 해보겠습니다.

Dear Kevin,

Please review the attached drawing and provide your quotation by Friday.

Annual Volume: 80,000 pcs
SOP: Mar. 2028
Incoterms: DDP

Please also advise the tooling cost and sample lead time.

영어 자체는 어렵지 않습니다.

그런데 실제 업무에서는 여기에서 여러 가지를 뽑아내야 합니다.

Quotation Due: Friday
Annual Volume: 80,000 pcs
SOP: March 2028
Incoterms: DDP
Tooling Cost: 견적 필요
Sample Lead Time: 회신 필요

신입 때는 문장 전체를 번역하는 데 집중했습니다.

지금은 메일을 받으면 먼저 고객이 나에게 무엇을 언제까지 원하는가를 봅니다.

해외영업을 준비한다면 어려운 비즈니스 영어 표현을 외우는 것도 좋지만, 실제 업무용 이메일에서 요청사항·수량·날짜·조건을 찾아내는 연습을 해보는 것을 권하고 싶습니다.

2. Excel은 화려한 함수보다 ‘숫자를 틀리지 않는 법’부터 익히겠습니다

자동차부품 해외영업을 하면서 Excel을 정말 많이 사용했습니다.

견적서를 볼 때도 쓰고,

고객의 RFQ를 정리할 때도 쓰고,

매출이나 Forecast를 관리할 때도 사용합니다.

그래서 취업을 준비하는 분들이

“엑셀 어느 정도 해야 하나요?”

라고 묻기도 합니다.

물론 VLOOKUP, XLOOKUP, Pivot Table 같은 기능을 사용할 줄 알면 편합니다.

하지만 제가 신입에게 하나만 먼저 알려준다면 함수보다 숫자를 검증하는 습관입니다.

예를 들어 고객 Forecast가 다음과 같다고 해보겠습니다.

Month	Forecast
Jan	8,000 pcs
Feb	8,500 pcs
Mar	9,000 pcs
Apr	8,500 pcs
May	9,000 pcs
Jun	9,500 pcs

이 숫자를 단순히 복사해서 생산에 전달하는 것보다 저는 몇 가지를 더 봅니다.

월별 물량이 갑자기 증가하지 않았는지,

연간 예상물량과 크게 차이가 나지는 않는지,

이전 Forecast와 무엇이 달라졌는지 확인합니다.

자동차부품 해외영업에서는 숫자 하나의 실수가 실제 생산계획과 재고에 영향을 줄 수 있기 때문입니다.

그래서 Excel을 잘한다는 것을 저는 단순히 함수를 많이 아는 것으로 생각하지 않습니다.

숫자를 빠르게 정리하고, 이상한 숫자를 발견하는 능력도 실무에서는 상당히 중요했습니다.

3. 무역용어는 시험문제보다 실제 상황으로 공부하겠습니다

FOB, CIF, DDP, B/L, C/O, Commercial Invoice, Packing List.

처음 보면 약어가 정말 많습니다.

저도 처음에는 하나씩 외웠습니다.

하지만 외운 것과 실제 업무에서 사용하는 것은 조금 달랐습니다.

예를 들어 DDP의 정의를 외우는 것보다 고객 RFQ에

Incoterms: DDP Frankfurt

라고 적혀 있을 때 이 조건이 우리 견적가격과 물류비에 어떤 영향을 주는지 생각할 수 있어야 합니다.

B/L도 마찬가지입니다.

Bill of Lading = 선하증권이라고 외우는 것에서 끝나는 것이 아니라 실제 출하에서 B/L Draft를 받았을 때 Shipper, Consignee, 수량 같은 정보를 왜 확인하는지를 알아야 합니다.

그래서 제가 다시 공부한다면 무역용어를 이렇게 연결해서 볼 것 같습니다.

RFQ → Quotation → PO → Production → CI/P/L → Shipment → B/L → Payment

각 서류가 어느 시점에 나오고 다음 업무와 어떻게 연결되는지를 먼저 이해하겠습니다.

용어를 각각 따로 외웠을 때보다 실제 업무가 훨씬 빨리 이해됐습니다.

4. 자동차부품 회사라면 ‘개발에서 양산까지의 흐름’을 먼저 보겠습니다

이 부분은 일반적인 해외영업과 자동차부품 해외영업이 조금 다른 부분입니다.

자동차부품 프로젝트는 견적을 제출하고 주문을 받았다고 바로 제품을 대량 생산하는 경우만 있는 것이 아닙니다.

제가 경험한 업무에서는 대략 이런 흐름을 자주 봤습니다.

RFQ → 견적 → 수주 → 개발 → Sample → Validation → SOP → 양산 → 출하

물론 프로젝트와 고객에 따라 실제 절차는 달라질 수 있습니다.

하지만 큰 흐름을 알고 입사하면 고객의 질문이 왜 나오는지 이해하기가 훨씬 쉽습니다.

예를 들어 아직 개발단계인데 고객이 갑자기

We urgently need 30 pcs for validation.

이라고 하면 단순히 샘플 30개 주문이 들어왔다고 생각하면 안 됩니다.

고객의 Validation 일정과 연결된 요청일 수 있습니다.

SOP가 가까워졌는데 고객이 Capacity를 다시 확인한다면 양산준비와 관련된 질문일 수 있습니다.

저는 신입 때 각각의 요청을 별개의 업무로 봤습니다.

몇 년 지나고 나서야 이것들이 결국 하나의 프로젝트 일정 안에서 연결되어 있다는 것이 보이기 시작했습니다.

5. 영어보다 먼저 ‘확인하고 답하는 습관’을 만들겠습니다

신입 때 가장 부담스러운 순간 중 하나가 고객에게 바로 답할 수 없는 질문을 받았을 때였습니다.

Can you deliver 5,000 pcs by next Friday?

영어는 이해했습니다.

문제는 제가 답을 모른다는 것입니다.

생산계획을 확인해야 합니다.

재고도 봐야 합니다.

경우에 따라 자재 상황까지 확인해야 합니다.

신입 때는 고객에게 빨리 답해야 한다는 생각 때문에 마음이 급했습니다.

하지만 해외영업을 오래 하면서 모르는 것을 즉시 Yes 또는 No로 답하지 않는 것도 중요한 업무능력이라는 걸 알게 됐습니다.

확인이 필요하다면 이렇게 답하면 됩니다.

We are checking the earliest possible schedule with our production team and will update you by tomorrow.

간단한 문장입니다.

그런데 이 문장에는 중요한 약속이 하나 있습니다.

내일까지 답하겠다.

그러면 실제로 내일까지 확인해서 답해야 합니다.

제가 다시 신입으로 돌아간다면 어려운 영어 표현 100개를 외우는 것보다 확인할 것은 확인하고, 답변 시간을 약속하고, 그 약속을 지키는 습관부터 만들겠습니다.

6. 메모를 많이 하는 사람이 결국 편해진다는 걸 처음부터 알았으면 좋겠습니다

자동차부품 프로젝트는 짧게 끝나지 않는 경우가 있습니다.

처음 견적을 낸 뒤 몇 달이 지나 개발이 시작되고, 이후 양산으로 이어질 수도 있습니다.

그동안 고객 담당자가 바뀌기도 하고,

도면 Revision이 바뀌기도 하고,

가격협상이 여러 번 진행되기도 합니다.

처음에는 기억할 수 있을 것 같습니다.

그런데 프로젝트가 여러 개가 되면 어렵습니다.

그래서 저는 중요한 고객 요청과 결정사항을 가능한 한 기록합니다.

예를 들어:

8/10 – Customer requested 5% price reduction

8/12 – Revised quotation submitted

8/18 – Customer confirmed Rev.B drawing

8/25 – Sample 20 pcs shipped

이 정도만 있어도 몇 달 뒤 과거 내용을 찾을 때 큰 도움이 됩니다.

메일은 남아 있지만 수백 통의 메일에서 예전 결정사항을 찾는 것은 생각보다 시간이 걸립니다.

해외영업을 오래 하면서 영어만큼 중요하다고 느낀 것이 바로 기록하는 습관이었습니다.

7. 다른 부서에 질문하는 것을 두려워하지 않겠습니다

신입 때는 모르는 것을 물어보는 것이 조금 부담스러웠습니다.

“이것도 모르나?”

라는 말을 들을까 걱정되기도 했습니다.

그래서 혼자 찾아보다 시간이 오래 걸린 적도 있습니다.

그런데 자동차부품 해외영업은 혼자 모든 것을 알 수 있는 직무가 아니었습니다.

도면이나 제품사양은 개발·기술 담당자의 도움이 필요할 수 있고,

생산일정은 생산 담당자에게 확인해야 하고,

검사나 품질 문제는 품질 담당자의 의견이 필요합니다.

자재는 구매와 이야기해야 할 수도 있고,

출하는 물류 담당자와 연결됩니다.

중요한 것은 아무것도 알아보지 않고 계속 물어보는 것이 아니라 내가 무엇을 모르는지 정리해서 정확하게 질문하는 것이라고 생각합니다.

예를 들어

“이거 언제 돼요?”

보다는

“고객이 다음 주 금요일까지 500개 도착을 요청했습니다. 현재 재고와 생산계획 기준으로 목요일 출하가 가능한지 확인 부탁드립니다.”

라고 질문하면 상대방도 무엇을 확인해야 하는지 명확합니다.

해외영업은 고객과 소통하는 직무이기도 하지만 실제로는 회사 내부 사람들과 소통하는 시간이 상당히 많은 직무였습니다.

신입 때 제가 가장 많이 했던 실수는 어려운 일이 아니었습니다

15년 전의 제 업무를 돌아보면 큰 실수보다 작은 실수를 하지 않으려고 신경 썼던 기억이 더 많습니다.

첨부파일을 빠뜨릴 뻔한 일,

고객이 요청한 날짜를 잘못 볼 뻔한 일,

이전 버전의 파일을 첨부할 뻔한 일,

메일을 작성해놓고 담당자를 CC에서 빠뜨릴 뻔한 일.

이런 일은 영어실력과 큰 관계가 없습니다.

그래서 저는 지금도 중요한 메일을 보내기 전에 몇 가지를 다시 봅니다.

수신자가 맞는지.

Part Number가 맞는지.

수량이 맞는지.

날짜가 맞는지.

첨부파일이 맞는지.

너무 기본적인 내용이라 취업준비 강의에서는 별로 멋있어 보이지 않을 수도 있습니다.

그런데 실제 회사에서는 이런 기본적인 확인이 꽤 중요했습니다.

해외영업 취업을 준비한다면 영어 때문에 너무 겁먹지 않아도 됩니다

제가 해외영업 취업을 준비하는 신입에게 이야기해주고 싶은 것은 영어를 공부하지 않아도 된다는 뜻이 아닙니다.

영어는 당연히 중요합니다.

영어가 편하면 고객 메일을 빨리 읽을 수 있고 회의에서도 도움이 됩니다.

다만 해외영업이라는 직무를 영어를 아주 잘하는 사람만 할 수 있는 직업이라고 생각할 필요는 없다고 봅니다.

실제로 일해보니 영어 외에 필요한 능력이 굉장히 많았습니다.

숫자를 정확하게 보는 사람,

일정을 잘 관리하는 사람,

모르는 것을 제대로 질문하는 사람,

고객의 요청을 놓치지 않는 사람,

문제가 생겼을 때 숨기지 않고 상황을 정리해서 전달하는 사람.

이런 능력도 실제 해외영업에서는 계속 사용합니다.

제가 다시 신입으로 돌아간다면 이렇게 준비하겠습니다

15년 전으로 돌아가 자동차부품 해외영업 입사를 다시 준비한다고 해도 영어공부는 할 겁니다.

하지만 영어에만 시간을 쓰지는 않을 것 같습니다.

실제 고객메일을 몇 개 찾아서 요청사항을 정리하는 연습을 하고,

Excel로 간단한 Forecast와 견적표를 만들어보고,

FOB나 DDP 같은 무역조건을 실제 견적 상황에 대입해볼 것 같습니다.

그리고 자동차부품 회사에 지원한다면 RFQ에서 SOP와 양산까지 프로젝트가 어떻게 흘러가는지도 한번 찾아보겠습니다.

입사하고 나서는 모르는 것을 메모해두고 하나씩 배울 것 같습니다.

제가 처음 해외영업을 시작했을 때는 잘 말하는 사람이 일을 잘할 것이라고 생각했습니다.

지금은 조금 다르게 생각합니다.

고객의 말을 정확하게 이해하고,

회사 내부에서 필요한 내용을 확인하고,

숫자와 날짜를 틀리지 않고,

약속한 답변을 제때 주는 사람.

제가 실제로 일하면서 본 일 잘하는 해외영업 담당자는 오히려 이런 기본적인 것들을 꾸준히 잘하는 사람이었습니다.

해외영업 취업을 준비하면서 영어 때문에 걱정하고 있다면 영어공부는 계속하되, 그 옆에 Excel 파일 하나와 실제 영문메일 하나도 같이 열어보셨으면 합니다.

입사 후 생각보다 빨리 만나게 될 업무는 그쪽일 가능성이 높기 때문입니다.

자동차부품 해외영업에서 바이어가 Target Price를 보내오면 바로 답하면 안 되는 이유