자동차부품 회사에서 해외영업을 한다고 하면 주변에서 가장 많이 듣는 질문이 있습니다.

“영어로 물건 파는 일이야?”

저도 처음에는 비슷하게 생각했습니다.

해외 고객에게 우리 제품을 소개하고, 가격을 협상하고, 주문을 받아오는 일이 해외영업의 대부분일 거라고 생각했습니다.

자동차부품 해외영업을 15년 정도 해본 지금 누군가 같은 질문을 한다면 제 대답은 조금 다릅니다.

물건을 파는 것도 맞지만, 실제로는 고객과 회사 내부의 수많은 일을 연결하는 시간이 훨씬 많았습니다.

아침에는 해외 고객의 메일을 확인하고,

오전에는 신규 RFQ의 도면과 예상 물량을 검토하고,

점심을 먹고 나면 생산팀과 납기를 이야기하고,

오후에는 품질 문제에 대한 고객 답변을 준비하다가,

퇴근할 때쯤 갑자기 긴급 샘플 요청이 들어오기도 합니다.

그리고 몇 년 동안 진행한 프로젝트가 SOP에 들어가면 일이 끝날 것 같지만 실제로는 양산 납기와 출하가 시작됩니다.

제가 경험한 자동차부품 해외영업은 한 번 판매하고 끝나는 영업과는 꽤 달랐습니다.

시작은 대부분 고객이 보내는 RFQ였습니다

자동차부품 프로젝트의 시작은 보통 고객의 RFQ(Request for Quotation)였습니다.

쉽게 말하면 견적 요청입니다.

메일에는 이런 내용이 들어올 수 있습니다.

Dear Kevin,

Please find attached the RFQ package for our new project.

Annual Volume: 100,000 pcs
SOP: Q3 2028
Quotation Due: Aug. 28

Please review and submit your quotation.

메일만 보면 간단합니다.

“연간 10만 개니까 가격 계산해서 견적 보내면 되는 것 아닌가?”

신입 때는 저도 그렇게 생각했습니다.

하지만 첨부파일을 열면 일이 시작됩니다.

도면을 확인합니다.

Part Number를 확인합니다.

Annual Volume을 봅니다.

SOP가 언제인지 확인합니다.

고객이 요구하는 Incoterms도 봅니다.

Tooling Cost가 필요한 프로젝트라면 금형이나 치구 등의 투자비도 검토해야 합니다.

고객이 원하는 가격 제출일도 확인합니다.

그리고 제가 이 모든 것을 혼자 계산하는 것은 아닙니다.

개발과 기술적인 내용은 관련 부서에 확인하고,

원재료와 구매품은 구매 쪽에 확인하고,

생산 가능수량과 Capacity는 생산 쪽에 확인하고,

품질 요구사항은 품질 쪽과 검토합니다.

해외영업은 고객에게 RFQ를 받은 순간부터 고객의 요청을 회사 내부에서 실제로 검토할 수 있는 언어로 바꾸는 역할을 하게 됩니다.

견적서를 보내는 순간보다 그전 과정이 더 길었습니다

고객에게 최종적으로 전달하는 것은 몇 장짜리 Quotation일 수 있습니다.

그런데 그 안의 숫자 하나를 만들기 위해 내부에서는 여러 내용을 검토합니다.

예를 들어 고객이 연간 물량을 100,000 pcs라고 제시했다고 해보겠습니다.

그 숫자 하나만 보고 단가를 계산할 수는 없습니다.

월별 주문 패턴은 어떤지,

최대 물량은 어느 정도인지,

현재 설비로 생산 가능한지,

추가 투자가 필요한지,

포장비는 얼마나 들어가는지,

어디까지 운송해야 하는지 등을 봐야 합니다.

특히 자동차부품 프로젝트는 양산기간이 긴 경우가 있습니다.

처음 견적할 때는 작은 차이처럼 보여도 몇 년 동안 누적되면 상당한 금액이 될 수 있습니다.

그래서 고객이

Can you reduce the price by 5%?

라고 한다고 해서 바로

Yes.

라고 답하기 어렵습니다.

가격을 낮출 수 있는지 다시 원가를 검토하고, Annual Volume이나 계약조건이 달라지는지도 확인합니다.

제가 해외영업을 시작하기 전 생각했던 ‘가격 흥정’보다 훨씬 많은 숫자가 뒤에 있었습니다.

수주하면 해외영업 일이 끝날 줄 알았습니다

제가 신입 때 가장 크게 잘못 생각했던 부분입니다.

고객에게 견적을 제출하고 여러 차례 가격협상을 거쳐 프로젝트를 수주하면 큰일이 끝난 것처럼 느껴집니다.

실제로는 그때부터 또 다른 일이 시작됐습니다.

자동차부품은 수주했다고 다음 날 바로 양산해서 고객에게 보내는 제품이 아닙니다.

프로젝트에 따라 개발기간이 길 수 있습니다.

샘플을 만들어 고객에게 보내야 할 수도 있고,

고객 평가 결과에 따라 수정이 필요할 수도 있습니다.

도면 Revision이 변경되기도 합니다.

고객이 갑자기 추가 자료를 요청할 때도 있습니다.

예를 들어 고객에게 이런 메일이 옵니다.

We need 30 pcs for the validation test.
Can you ship them by next Friday?

그러면 해외영업은 메일을 전달하고 끝나는 것이 아닙니다.

샘플을 언제 만들 수 있는지 확인합니다.

검사가 필요한지 확인합니다.

고객이 원하는 날짜까지 국제특송으로 실제 도착 가능한지도 계산합니다.

필요하면 DHL이나 FedEx 등의 픽업 일정도 확인합니다.

고객에게 약속한 날짜가 있기 때문에 개발·생산·품질·물류 사이에서 계속 일정을 확인하게 됩니다.

도면 Revision 하나가 바뀌면 여러 부서에 영향을 줍니다

자동차부품 프로젝트를 진행하다 보면 고객으로부터 새로운 도면을 받을 때가 있습니다.

예를 들어 기존 도면이:

Revision A

였는데 어느 날 고객이:

Revision B

를 보내왔다고 해보겠습니다.

메일에는 간단하게

Please use the latest drawing Rev.B.

라고 적혀 있을 수도 있습니다.

하지만 해외영업 입장에서는 파일만 저장하고 끝낼 일이 아닙니다.

무엇이 변경됐는지 확인해야 합니다.

변경된 내용이 제품 사양에 영향을 주는지,

기존 견적에 영향을 주는지,

Tooling 수정이 필요한지,

이미 제작 중인 샘플에는 문제가 없는지,

양산 일정에 영향이 있는지 확인해야 할 수도 있습니다.

그리고 내부 관련자들이 최신 Revision을 기준으로 일하고 있는지도 중요합니다.

이런 일을 여러 번 겪으면서 저는 해외영업에서 영어만큼 중요한 것이 기록과 버전 관리라는 생각을 하게 됐습니다.

고객의 질문 하나를 답하기 위해 회사 안에서 여러 사람에게 물어봅니다

고객 메일은 의외로 짧습니다.

Can you improve the lead time?

한 문장입니다.

하지만 이 한 문장에 답하기 위해 저는 여러 내용을 확인할 수 있습니다.

현재 원재료 재고가 있는지 구매 쪽에 확인합니다.

생산계획을 당길 수 있는지 생산 쪽에 확인합니다.

검사 일정을 조정할 수 있는지 품질 쪽에 확인합니다.

제품이 준비된 후 가장 빠른 출하방법도 검토합니다.

그 결과 고객에게 보내는 답장은 고작 몇 줄일 수 있습니다.

We checked the schedule internally.

The earliest production completion date is Sep. 15, and we can arrange shipment on Sep. 16.

We will keep you updated if an earlier schedule becomes available.

겉으로 보면 이메일 몇 줄입니다.

하지만 그 몇 줄 뒤에 여러 부서의 확인이 들어 있습니다.

그래서 저는 해외영업을 오래 할수록 영어를 잘하는 것만으로는 부족하다는 생각을 많이 했습니다.

SOP가 가까워지면 오히려 확인할 일이 많아집니다

SOP는 Start of Production, 양산 시작 시점을 의미합니다.

신입 때는 개발이 끝나고 SOP에 들어가면 프로젝트가 안정되고 해외영업의 일도 줄어들 거라고 생각했습니다.

실제로는 SOP가 가까워질수록 여러 일정이 동시에 움직입니다.

고객의 최종 주문이 들어오는지 확인하고,

양산 물량을 생산할 Capacity가 확보되어 있는지 보고,

포장조건도 확인합니다.

출하 일정도 잡아야 합니다.

고객이 요구한 날짜에 맞춰 제품이 도착할 수 있는지도 봅니다.

특히 첫 양산 출하는 신경이 많이 쓰였습니다.

샘플 몇 개를 보내는 것과 수천 개의 양산품을 보내는 것은 완전히 다릅니다.

제품이 준비됐다고 끝이 아닙니다.

Packing List와 Commercial Invoice를 준비하고,

필요한 경우 Certificate of Origin 같은 서류도 확인하고,

해상운송이라면 B/L Draft를 검토하게 될 수도 있습니다.

이 시점이 되면 처음 RFQ를 받았던 메일이 꽤 오래전 일처럼 느껴집니다.

제품이 공장을 떠난 뒤에도 해외영업의 일이 남아 있습니다

출하가 끝나면 해외영업의 업무도 끝날까요?

그렇지 않았습니다.

고객에게 Shipping Documents를 전달합니다.

Tracking Number가 있다면 보내줍니다.

해상운송이면 Vessel Schedule을 확인합니다.

ETA가 변경되면 고객에게 알려줘야 할 수도 있습니다.

고객이 통관 과정에서 추가 서류를 요청할 수도 있습니다.

그리고 결국 대금회수까지 연결됩니다.

고객과의 Payment Terms가 어떻게 되어 있는지에 따라 확인 시점은 다르지만, 제품을 보내고 Invoice를 발행했다면 돈이 정상적으로 들어오는지도 확인해야 합니다.

저는 신입 때 영업의 성공을 PO를 받는 것이라고 생각했습니다.

지금은 조금 다르게 봅니다.

견적을 제출해서 수주하고, 제품을 개발하고, 양산해서 출하하고, 고객에게 정상적으로 공급한 뒤 대금까지 회수돼야 하나의 거래가 완성됩니다.

실제 하루는 이렇게 여러 일이 섞여 있습니다

자동차부품 해외영업 업무를 설명할 때 어려운 점이 하나 있습니다.

하루 종일 한 프로젝트만 처리하는 경우가 많지 않다는 것입니다.

예를 들어 제 하루를 단순화하면 이런 식일 수 있습니다.

시간	업무 예시
08:30	전날 해외 고객 메일 확인
09:00	신규 RFQ 검토 및 내부 견적 요청
10:30	기존 프로젝트 납기 확인
11:30	고객 가격협상 메일 회신
13:30	개발 샘플 일정 확인
15:00	품질 관련 고객 요청 내부 전달
16:00	출하서류 CI/P/L 확인
17:00	유럽 고객 화상회의
18:00	긴급 메일 확인 및 다음 날 업무 정리

실제로는 여기에 전화와 회의가 더 들어오고 예상하지 못한 문제가 생기기도 합니다.

아침에 계획했던 일정이 오후에는 완전히 달라지는 날도 있습니다.

신규 RFQ를 검토하다가 기존 고객의 긴급 납기 문제가 발생하면 우선순위가 바뀝니다.

샘플 출하를 준비하다 품질 이슈가 생기면 또 일정이 바뀝니다.

그래서 해외영업은 계획도 중요하지만 갑자기 생기는 일을 어떤 순서로 처리할지 판단하는 능력도 중요했습니다.

해외출장에서는 회의실 밖에서 더 많은 이야기를 들을 때도 있었습니다

해외영업을 하면 고객사를 방문하거나 바이어가 한국에 방문하는 경우도 있습니다.

회의에서는 프로젝트와 가격, 개발일정 같은 공식적인 이야기를 합니다.

그런데 오래 거래하다 보면 회의가 끝난 뒤 식사를 하거나 이동하면서 오히려 고객의 생각을 더 자세히 듣는 경우가 있었습니다.

왜 이번 프로젝트의 가격을 중요하게 보는지,

내부적으로 어떤 일정이 급한지,

다음 프로젝트가 어떻게 진행될 가능성이 있는지 같은 이야기가 자연스럽게 나오기도 합니다.

얼마 전 오토차차에 중국 바이어가 한국에 왔을 때 에버랜드에서 판다를 함께 봤던 경험을 썼던 것도 같은 이유입니다.

해외영업은 결국 회사와 회사의 거래지만 실제 업무는 사람과 사람이 이야기하면서 진행되는 부분도 상당히 많았습니다.

영어를 잘하면 해외영업을 잘할 수 있을까?

해외영업 취업을 준비하는 분들에게 많이 받는 질문입니다.

영어는 분명 중요합니다.

메일을 읽어야 하고,

회의를 해야 하고,

고객의 요구사항을 이해해야 합니다.

하지만 15년 동안 일하면서 느낀 것은 영어가 해외영업 업무의 전부는 아니라는 것입니다.

고객이 원하는 것이 무엇인지 파악하는 능력,

회사 내부에 정확하게 전달하는 능력,

숫자를 확인하는 습관,

납기를 관리하는 능력,

문제가 발생했을 때 상황을 정리해서 설명하는 능력이 같이 필요했습니다.

영어를 아주 유창하게 말하더라도 고객에게 잘못된 납기를 약속하면 문제가 됩니다.

반대로 영어 표현이 조금 단순하더라도

We are checking this issue with our quality team and will update you by tomorrow.

처럼 언제 답을 줄지 정확하게 약속하고 실제로 지키는 사람은 고객과 신뢰를 만들 수 있습니다.

제가 생각하는 자동차부품 해외영업의 진짜 역할

15년 전에는 해외영업을 해외에 제품을 판매하는 사람이라고 생각했습니다.

지금은 조금 다르게 생각합니다.

자동차부품 해외영업은 고객과 회사 사이에서 정보와 일정과 약속을 연결하는 사람에 더 가깝습니다.

고객의 RFQ를 회사 내부에 전달하고,

회사의 견적을 고객에게 설명하고,

고객의 개발일정을 생산과 품질에 전달하고,

내부에서 발생한 문제를 다시 고객에게 설명합니다.

RFQ에서 시작된 프로젝트가 견적을 거쳐 수주되고,

샘플과 개발과정을 지나,

SOP에 들어가고,

양산품이 출하되고,

대금이 들어오기까지 계속 그 사이에 있습니다.

그래서 하루 종일 영어만 사용하는 것도 아니고,

하루 종일 영업만 하는 것도 아닙니다.

어떤 날은 가격을 계산하고,

어떤 날은 납기를 쫓고,

어떤 날은 수출서류를 확인하고,

어떤 날은 고객과 문제가 생겨 하루 종일 메일을 주고받습니다.

그리고 다음 날 아침 출근하면 또 다른 메일이 와 있습니다.

Can you check and update us?

15년 동안 정말 많이 본 문장입니다.

이 한 문장이 어쩌면 자동차부품 해외영업을 가장 잘 보여주는 말인지도 모르겠습니다.

고객이 무언가를 확인해달라고 하면,

제가 내부에서 확인하고,

답을 정리해서 다시 고객에게 전달합니다.

그 일을 RFQ부터 양산까지 반복합니다.

누군가 저에게 다시 묻는다면,

“자동차부품 해외영업은 무슨 일을 하나요?”

이제는 이렇게 답할 것 같습니다.

제품을 해외에 판매하는 일을 합니다.

하지만 실제로 보내는 시간의 상당 부분은 그 제품이 제대로 견적되고, 개발되고, 만들어지고, 약속한 날짜에 출하되고, 고객에게 문제없이 도착하도록 사람과 정보를 연결하는 일에 쓰고 있습니다.

제가 15년 동안 경험한 자동차부품 해외영업은 그런 일이었습니다.

Packing List(P/L)란? 출하 직전 박스 수량이 맞지 않았던 날