Lead Time이란? 바이어는 4주를 원했지만 제가 바로 Yes라고 하지 않은 이유

해외 바이어에게 신규 프로젝트 견적을 제출하고 얼마 지나지 않아 메일 한 통을 받은 적이 있습니다.

내용은 어렵지 않았습니다.

Dear Kevin,

We need the parts within 4 weeks.
Can you meet this schedule?

Best regards,
Michael

4주 안에 제품을 받을 수 있느냐는 질문이었습니다.

해외영업을 처음 시작했을 때라면 생산팀에 이렇게 물어봤을 겁니다.

“이거 4주 안에 생산 가능해요?”

그리고 생산팀에서

“네, 가능합니다.”

라고 하면 고객에게 바로

Yes, we can meet your schedule.

이라고 답했을지도 모릅니다.

그런데 지금은 그렇게 답하지 않습니다.

자동차부품 해외영업을 오래 하면서 알게 된 게 하나 있기 때문입니다.

생산이 4주 안에 끝난다는 것과 고객이 4주 안에 제품을 받는다는 것은 전혀 다른 이야기입니다.

생산팀에서는 3주면 가능하다고 했습니다

설명을 위해 실제 프로젝트와 관계없는 일정으로 바꿔보겠습니다.

고객이 9월 1일에 주문을 확정했고 9월 29일까지 제품을 받고 싶다고 요청했다고 해보겠습니다.

4주입니다.

생산팀에 물어봅니다.

“생산하는 데 얼마나 걸릴까요?”

답변은 3주입니다.

그러면 얼핏 계산해서 가능해 보입니다.

9월 1일에 시작해서 3주면 9월 22일 정도에 생산이 끝납니다.

고객이 원하는 날짜까지 아직 일주일이 남습니다.

그런데 구매 담당자에게 원재료를 확인하니 이야기가 달라집니다.

“원재료 입고에 2주 정도 필요합니다.”

생산 Lead Time 3주 앞에 Material Lead Time 2주가 추가됩니다.

벌써 5주입니다.

아직 제품을 검사하지도 않았고 포장하지도 않았습니다.

해외 고객이기 때문에 운송기간도 필요합니다.

그때부터 제가 고객에게 말해야 하는 Lead Time이 무엇인지 다시 계산하게 됩니다.

Lead Time을 단순히 ‘생산기간’이라고 생각하면 안 됐습니다

Lead Time은 쉽게 말하면 어떤 일을 시작해서 완료하기까지 필요한 시간입니다.

그런데 실무에서는 무엇을 시작점과 끝점으로 잡느냐에 따라 Lead Time의 의미가 달라집니다.

구매팀이 이야기하는 Lead Time과 생산팀이 이야기하는 Lead Time이 다를 수 있습니다.

물류에서 말하는 Lead Time도 다릅니다.

예를 들어 자동차부품 하나를 해외 고객에게 공급한다고 하면 저는 대략 이런 흐름을 생각합니다.

원재료 확보 → 생산 → 검사 → 포장 → 출하 준비 → 운송 → 고객 도착

각 단계마다 시간이 필요합니다.

설명용으로 일정을 만들어보면 이렇습니다.

단계	예상 소요기간
Material Preparation	2주
Production	3주
Inspection	2일
Packing	1일
Shipment Preparation	2일
Transportation	1주 이상
전체 예상 Lead Time	약 6~7주 이상

고객이 요청한 것은 4주였습니다.

생산만 보면 3주이기 때문에 가능하다고 답할 수 있습니다.

하지만 고객이 의미한 4주가 자기 공장에 제품이 도착하는 날짜라면 불가능할 가능성이 높습니다.

그래서 저는 이제 고객에게 납기 요청을 받으면 먼저 확인합니다.

“4주가 정확히 어디까지를 의미하는가?”

“4 Weeks”라는 같은 숫자를 서로 다르게 이해할 수 있습니다

이게 해외영업에서 꽤 중요했습니다.

고객이

Lead time should be 4 weeks.

라고 했다고 해보겠습니다.

우리 회사에서는 PO 접수 후 생산 완료까지 4주라고 이해할 수도 있습니다.

그런데 고객은 PO 발행 후 자기 공장에 제품이 도착할 때까지 4주라고 생각할 수도 있습니다.

둘 다 똑같이 4 Weeks라는 말을 사용하지만 실제 날짜는 완전히 달라집니다.

그래서 중요한 프로젝트에서는 가능하면 날짜로 다시 확인하는 편입니다.

예를 들어:

We can complete production by Sep. 22 and the earliest shipment date will be Sep. 25.

이렇게 이야기하면 훨씬 명확합니다.

더 필요하다면 예상 도착일도 구분합니다.

Estimated arrival at your plant is Oct. 2.

그러면 최소한

Production Complete / Shipment / Arrival

세 가지가 섞이지 않습니다.

해외영업에서 날짜 때문에 문제가 생기는 이유 중 하나가 서로 다른 기준의 날짜를 같은 납기라고 생각하는 데 있다고 느꼈습니다.

고객이 원하는 날짜가 안 된다고 바로 “Impossible”이라고 하지도 않습니다

내부 확인 결과 고객 요청인 4주가 어렵다는 결론이 나왔다고 해보겠습니다.

그렇다고 고객에게

Sorry, it is impossible.

이라고 한 줄 보내고 끝내지는 않습니다.

먼저 어디에서 시간을 줄일 수 있는지 봅니다.

원재료가 전혀 없는지 확인합니다.

일부 재고가 있을 수도 있습니다.

생산계획을 조정할 수 있는지도 봅니다.

전체 수량은 어렵지만 일부 수량을 먼저 생산할 수 있을 수도 있습니다.

고객이 정말 급하다면 운송방법을 바꾸는 방법도 검토합니다.

예를 들어 고객이 5,000개를 요청했는데 전체 수량을 4주 안에 맞추기는 어렵지만 1,000개를 먼저 공급할 수 있다고 해보겠습니다.

그러면 선택지가 생깁니다.

1차: 1,000 pcs 긴급 공급

2차: 4,000 pcs 정상 일정 공급

실제로 해외영업을 하다 보면 고객이 원하는 것은 항상 전량을 특정 날짜에 받는 것만은 아닙니다.

생산라인을 멈추지 않기 위해 최소한의 수량이 먼저 필요한 경우도 있습니다.

그래서 저는 납기가 어렵다는 말을 하기 전에 고객에게 정말 필요한 수량과 날짜가 무엇인지 다시 확인하기도 합니다.

바이어에게는 이렇게 답하는 편입니다

예를 들어 내부 확인 결과 전체 5,000개를 4주 안에 공급하는 것은 어렵지만 1,000개는 먼저 준비할 수 있다고 해보겠습니다.

그러면 이런 식으로 답할 수 있습니다.

Dear Michael,

We have reviewed the requested delivery schedule with our production and material teams.

Due to the material lead time, it will be difficult to deliver the full quantity of 5,000 pcs within 4 weeks.

However, we can prepare 1,000 pcs first and arrange an earlier shipment for this quantity. The remaining 4,000 pcs can be shipped according to the normal production schedule.

Please let us know if this option would work for you.

Best regards,
Kevin

저는 이런 메일에서 어려운 영어를 쓰는 것보다 무엇이 가능하고 무엇이 불가능한지를 정확하게 구분하는 것이 중요하다고 생각합니다.

We will try our best.만 보내놓고 4주가 지난 뒤 납기를 못 맞추는 것보다 훨씬 낫습니다.

“ASAP”이라는 단어도 이제는 날짜로 다시 확인합니다

해외 바이어와 일하다 보면 정말 자주 받는 표현이 있습니다.

ASAP.

As Soon As Possible.

가능한 한 빨리라는 뜻입니다.

신입 때는 ASAP가 붙어 있으면 무조건 급한 일이라고 생각했습니다.

물론 대부분 급하다는 의미는 맞습니다.

그런데 실무에서는 ASAP만으로는 정확한 납기를 잡을 수 없습니다.

고객이 생각하는 ASAP가 이번 주 금요일일 수도 있고 다음 주까지일 수도 있습니다.

그래서 중요한 출하라면 결국 날짜를 확인해야 합니다.

Could you please confirm your required delivery date?

또는 상황에 따라 고객이 필요한 시점을 구체적으로 물어봅니다.

날짜가 정해져야 생산팀에도 제대로 요청할 수 있습니다.

“고객이 ASAP래요.”

라고 전달하는 것과

“고객 공장에 10월 2일까지 도착해야 합니다.”

라고 전달하는 것은 내부에서 받아들이는 정도가 완전히 다릅니다.

제가 납기를 쉽게 약속하지 않게 된 이유

예전에는 고객이 원하는 날짜에 최대한 맞춰주는 것이 해외영업을 잘하는 것이라고 생각했습니다.

그래서 고객이 급하다고 하면 내부에 급하게 요청하고 어떻게든 맞춰보려고 했습니다.

그런데 일을 오래 하다 보니 무리한 납기를 쉽게 약속하는 것도 좋은 고객 대응은 아니라는 생각이 들었습니다.

해외영업이 고객에게 4주라고 약속하면 생산은 그 약속을 맞추기 위해 일정을 바꿔야 할 수 있습니다.

구매는 원재료를 긴급하게 확보해야 할 수 있습니다.

품질팀은 검사 일정을 조정해야 하고 물류팀도 긴급 출하를 준비해야 합니다.

심한 경우 추가 운송비까지 발생합니다.

그런데 처음부터 실제로는 6주가 필요한 제품이었다면 결국 회사 내부 여러 부서가 무리하게 움직이게 됩니다.

그래서 지금은 고객에게 좋은 답을 주는 것보다 지킬 수 있는 답을 주는 것을 더 중요하게 생각합니다.

Annual Volume이 바뀌면 Lead Time도 다시 봅니다

Lead Time은 한 번 정해놓으면 계속 똑같은 숫자라고 생각하기 쉽습니다.

실제로는 고객 주문량이 달라지면 상황도 달라질 수 있습니다.

예를 들어 처음 견적할 때 고객의 Annual Volume이 50,000 pcs였다고 해보겠습니다.

그 물량을 기준으로 Capacity와 생산계획을 검토했습니다.

그런데 프로젝트가 진행되면서 Annual Volume이 100,000 pcs로 늘어났습니다.

단순히 매출이 두 배가 된다고 좋아할 문제만은 아닙니다.

기존 설비 Capacity로 가능한지,

추가 Tooling이 필요한지,

원재료 공급업체가 늘어난 물량을 대응할 수 있는지,

생산 Lead Time에 영향은 없는지 다시 봐야 합니다.

자동차부품 프로젝트에서 Volume과 Capacity, Lead Time은 서로 따로 떨어져 있는 숫자가 아니었습니다.

하나가 바뀌면 다른 조건도 같이 확인하게 됩니다.

견적서에 Lead Time을 적을 때도 조심합니다

Quotation에 Lead Time을 표시하는 경우가 있습니다.

예를 들어:

Lead Time: 6 Weeks

라고 적는다면 저는 가능하면 그 6주의 기준이 무엇인지 내부적으로라도 명확하게 해두려고 합니다.

PO를 받은 날부터인지,

Order Confirmation 이후인지,

원재료가 준비된 상태를 기준으로 하는지에 따라 달라질 수 있기 때문입니다.

특히 처음 생산하는 신규 제품과 반복 생산하는 양산 제품의 Lead Time이 같을 수도 없습니다.

신규 제품은 원재료 준비뿐 아니라 Tooling, Sample, Validation 등 추가 과정이 있을 수 있습니다.

반면 양산 중인 제품이고 원재료와 Capacity가 확보되어 있다면 상대적으로 빠르게 대응할 수도 있습니다.

그래서 저는 Lead Time이라는 숫자 하나만 따로 떼어놓고 보지 않습니다.

그 숫자가 어떤 조건에서 나온 것인지가 더 중요합니다.

15년 전에는 “언제까지 가능합니까?”라고 물었습니다

신입 때 고객에게 납기 요청을 받으면 생산팀에 그대로 전달했습니다.

“고객이 4주 안에 달라고 하는데 가능합니까?”

지금은 질문이 조금 많아졌습니다.

원재료는 있습니까?

없으면 입고까지 얼마나 걸립니까?

생산은 언제 시작할 수 있습니까?

생산 완료는 언제입니까?

검사는 언제 끝납니까?

포장은 언제 가능합니까?

가장 빠른 출하는 언제입니까?

운송기간은 얼마나 걸립니까?

그리고 마지막으로 고객에게 실제 도착 가능한 날짜를 계산합니다.

겉으로 보면 일이 더 복잡해진 것 같습니다.

하지만 오히려 이렇게 확인하고 나면 고객에게 답하기가 편합니다.

가능하면 가능하다고 말하고,

어렵다면 왜 어려운지 설명하고,

대안이 있으면 같이 제시할 수 있기 때문입니다.

Lead Time의 뜻을 외우는 것보다 중요했던 것

처음 해외영업을 시작했을 때 Lead Time을 배울 때는 그냥 소요기간이라고 외웠습니다.

지금도 틀린 설명은 아닙니다.

하지만 자동차부품 해외영업을 하면서 제가 실제로 사용하는 Lead Time은 하나의 숫자보다 여러 부서의 시간이 연결된 결과에 더 가깝습니다.

원재료가 들어오는 시간.

제품을 만드는 시간.

검사하는 시간.

포장하고 출하를 준비하는 시간.

그리고 해외 고객에게 제품이 이동하는 시간.

고객은 이 모든 과정의 마지막에 제품을 받습니다.

그래서 고객에게

Can you deliver within 4 weeks?

라는 메일이 오면 저는 이제 바로 Yes라고 답하지 않습니다.

생산팀에만 물어보지도 않습니다.

4주가 무엇을 기준으로 하는지 확인하고, 그 날짜까지 제품이 실제로 움직일 수 있는 전체 과정을 봅니다.

고객에게 하루 빨리 답장을 보내는 것보다 실제로 지킬 수 있는 날짜를 알려주는 것이 더 중요하다는 걸 여러 프로젝트를 지나면서 배웠기 때문입니다.

해외영업에서 납기는 결국 약속입니다.

그리고 제가 생각하는 좋은 Lead Time은 가장 짧은 숫자가 아니라 실제로 지킬 수 있는 숫자입니다.

고객이 “연간 10만 개”라고 했는데, 견적 단가는 왜 그대로 줄 수 없을까? 자동차부품 해외영업의 Volume 함정