Bill of Lading(B/L)이란? Draft B/L을 그냥 승인하면 안 되는 이유

해외영업을 처음 시작했을 때는 제품이 공장을 떠나면 큰일 하나가 끝났다고 생각했습니다.

생산이 완료됐고, 품질검사도 끝났고, 포장까지 마쳤습니다.

Commercial Invoice와 Packing List를 포워더에게 전달하고 선적까지 진행됐으니 이제 고객에게 도착하기만 기다리면 된다고 생각했습니다.

그런데 수출 업무를 계속하다 보니 제품이 출하된 뒤에도 확인해야 할 서류가 있었습니다.

그중 하나가 Bill of Lading, 흔히 B/L이라고 부르는 선하증권입니다.

특히 포워더에게 이런 메일을 받을 때가 있습니다.

Dear Kevin,

Please find attached the draft B/L.
Please check and confirm.

Best regards,
James

첨부파일을 열어보면 영어와 숫자가 빼곡하게 들어 있습니다.

처음에는 선사나 포워더가 작성한 서류니까 큰 문제가 없을 거라고 생각했습니다.

그런데 실제로 Draft B/L을 확인하다 Consignee 정보가 제가 알고 있던 고객 정보와 다른 것을 발견한 적이 있습니다.

그때부터 Draft B/L을 받으면 그냥

Confirmed.

라고 답하지 않게 됐습니다.

고객 이름 한 글자가 이상했습니다

구체적인 고객명은 공개할 수 없으니 설명을 위한 가상의 회사명을 사용하겠습니다.

Commercial Invoice에는 고객 회사명이 다음과 같이 되어 있었다고 해보겠습니다.

ABC Automotive Components GmbH

그런데 포워더에게 받은 Draft B/L에는 이렇게 적혀 있습니다.

ABC Automotive Component GmbH

s 하나 차이입니다.

사람이 읽으면 같은 회사라는 것을 금방 알 수 있습니다.

그래서 처음에는 이런 생각이 들 수도 있습니다.

“회사명 한 글자인데 그냥 넘어가도 되지 않을까?”

저는 그렇게 하지 않습니다.

먼저 Commercial Invoice를 다시 열어봅니다.

Packing List도 확인합니다.

고객이 전달한 Shipping Instruction이 있다면 그것도 다시 봅니다.

그리고 어떤 회사명이 정확한 정보인지 확인합니다.

실제 고객의 정식 법인명이 ABC Automotive Components GmbH라면 포워더에게 Draft B/L 수정을 요청합니다.

Dear James,

Please revise the consignee name as below.

Correct: ABC Automotive Components GmbH
Incorrect: ABC Automotive Component GmbH

Please send us the revised draft B/L for our final confirmation.

Best regards,
Kevin

메일은 짧습니다.

하지만 중요한 것은 Final B/L이 발행되기 전에 발견했다는 것입니다.

B/L이란 무엇일까?

Bill of Lading은 우리말로 선하증권이라고 합니다.

해상운송에서 사용되는 중요한 운송서류 중 하나입니다.

일반적인 무역 설명에서는 B/L의 기능을 화물 수령증, 운송계약의 증거, 권리와 관련된 서류 등으로 설명합니다.

이런 개념을 알아두는 것도 필요합니다.

하지만 자동차부품 해외영업을 하는 제 입장에서는 조금 더 현실적으로 접근합니다.

제가 포워더에게 Draft B/L을 받으면 먼저 확인하는 것은 시험에 나오는 B/L의 정의가 아닙니다.

이번에 보내는 화물 정보가 제대로 들어가 있는가?

이걸 봅니다.

Shipper가 맞는지.

Consignee가 맞는지.

Notify Party가 맞는지.

Port of Loading과 Port of Discharge가 맞는지.

Container나 Package 정보가 맞는지.

제품 Description은 문제가 없는지.

이런 항목들을 실제 출하정보와 대조합니다.

저는 Draft B/L을 받으면 CI와 P/L을 같이 엽니다

B/L만 보고 B/L이 맞는지 판단하기는 어렵습니다.

비교할 기준이 필요하기 때문입니다.

그래서 저는 보통 Commercial Invoice와 Packing List를 같이 열어놓고 봅니다.

예를 들어 이번 출하가 다음과 같다고 해보겠습니다.

확인 항목	실제 출하 정보
Shipper	SUN Company
Consignee	ABC Automotive Components GmbH
Quantity	8,000 pcs
Packages	40 Cartons
Gross Weight	820 kg
Port of Loading	Busan, Korea
Port of Discharge	Hamburg, Germany

Draft B/L의 내용을 위 정보와 하나씩 비교합니다.

여기서 중요한 점이 있습니다.

B/L에는 모든 정보가 CI나 P/L과 똑같은 형태로 표시되는 것은 아닙니다.

서류마다 역할이 다르고 표시방식도 다를 수 있습니다.

그래서 무조건 모든 글자가 똑같아야 한다고 생각하기보다는 서로 연결되는 핵심 정보에 모순이 없는지를 확인합니다.

Port를 잘못 보면 물건이 엉뚱한 곳으로 가는 것 아닌가요?

B/L을 처음 접하는 신입 직원이 가장 긴장하는 부분 중 하나가 항구입니다.

POL, POD 같은 약어가 등장하기 때문입니다.

POL은 보통 Port of Loading, 즉 선적항을 의미합니다.

POD는 Port of Discharge, 즉 양하항을 의미합니다.

예를 들어 한국에서 독일로 해상운송한다면 상황에 따라:

POL: Busan, Korea

POD: Hamburg, Germany

처럼 표시될 수 있습니다.

그런데 고객의 최종 공장이 독일 내륙에 있다고 해서 반드시 B/L의 POD가 그 도시가 되는 것은 아닙니다.

해상운송 이후 트럭이나 철도로 내륙운송이 이어질 수도 있기 때문입니다.

이런 부분은 Incoterms와 실제 물류조건, 운송경로를 함께 봐야 합니다.

저도 해외영업을 처음 시작했을 때는 고객 주소와 B/L의 Port가 다르면 이상하게 느껴졌습니다.

지금은 먼저 전체 운송 Route가 어떻게 잡혀 있는지를 확인합니다.

Original B/L과 Sea Waybill이 처음에는 가장 헷갈렸습니다

B/L 업무를 하다 보면 Original B/L이라는 말을 접하게 됩니다.

그리고 어떤 출하에서는 Sea Waybill을 사용하기도 합니다.

처음에는 둘의 차이를 외우려고 했습니다.

하지만 실제 업무에서는 먼저 이번 거래에서 어떤 방식으로 진행하기로 했는지를 확인하는 것이 중요했습니다.

Original B/L을 사용하는 거래라면 원본 서류 처리와 화물 인도 과정에 신경 써야 할 부분이 생길 수 있습니다.

반면 Sea Waybill은 일반적으로 원본 B/L 제시 없이 지정된 Consignee에게 화물을 인도하는 방식으로 사용됩니다.

기존에 반복적으로 거래하는 고객이나 결제조건 등에 따라 Sea Waybill을 사용하는 경우도 있습니다.

다만 이건 해외영업 담당자가 혼자

“Sea Waybill이 편하니까 이번에는 이걸로 하자.”

라고 결정할 일은 아닙니다.

거래조건과 고객 요청, 회사의 물류 프로세스 등을 확인해야 합니다.

B/L에서 제품 수량만 찾다가 놓치기 쉬운 것

신입 때는 서류를 받으면 숫자부터 찾았습니다.

Quantity가 맞는지 보는 겁니다.

물론 중요합니다.

하지만 B/L을 계속 보다 보니 숫자만큼 회사 정보와 항구 정보도 중요하다는 것을 알게 됐습니다.

특히 기존 파일이나 Shipping Instruction을 재사용하는 과정에서 과거 정보가 남아 있을 수 있습니다.

고객이 공장을 이전했는데 예전 주소가 들어갈 수도 있습니다.

Consignee와 Notify Party가 다른 거래인데 같은 회사가 입력될 수도 있습니다.

Destination이 바뀌었는데 이전 Port가 남아 있을 수도 있습니다.

그래서 Draft B/L을 받으면 저는 단순히 제품 수량 하나를 찾는 식으로 보지 않습니다.

위에서부터 아래까지 한 번 훑습니다.

Shipper → Consignee → Notify Party → Vessel/Voyage → POL → POD → Description → Package/Weight

이런 순서로 내려가다 보면 의외로 눈에 걸리는 부분이 있습니다.

Final B/L이 나오기 전에 Draft를 확인하는 이유

Draft라는 말 그대로 초안입니다.

이 단계에서 잘못된 부분을 발견하면 포워더나 선사에 수정 요청을 할 수 있습니다.

문제는 Draft 단계에서 제대로 확인하지 않고

Confirmed.

라고 회신한 뒤 Final B/L이 발행됐을 때입니다.

그 이후에 오류를 발견하면 수정 절차가 더 번거로워질 수 있고 상황에 따라 추가 비용이나 시간이 발생할 수도 있습니다.

그래서 저는 포워더가

Please confirm the draft B/L.

이라고 하면 그 메일을 단순한 확인 요청으로 보지 않습니다.

내가 Confirmed라고 답하는 순간 이 정보로 진행해도 된다는 의미가 될 수 있다고 생각합니다.

예전에 Can you check?라는 짧은 영어 표현도 실제 업무에서는 여러 확인 작업으로 이어진다고 이야기했는데 B/L도 비슷합니다.

Please confirm.

두 단어지만 저는 그 답장을 보내기 전에 몇 가지 서류를 다시 엽니다.

선적 일정이 바뀌면 B/L 정보도 다시 봅니다

자동차부품 수출에서는 처음 예약한 선박 일정이 항상 그대로 가는 것은 아닙니다.

Vessel Schedule이 변경될 수도 있습니다.

ETD가 밀릴 수도 있고 상황에 따라 Vessel 자체가 변경되는 경우도 있습니다.

그럴 때 고객에게는 단순히

“배가 늦었습니다.”

라고 이야기하는 것보다 변경된 일정을 정확하게 전달해야 합니다.

예를 들어:

Dear Michael,

Please be informed that the vessel schedule has been changed by the carrier.

Previous ETD: Sep. 10
Revised ETD: Sep. 13

We will keep you updated once the vessel departs.

Best regards,
Kevin

이런 상황에서는 Revised B/L이나 최종 선적정보도 다시 확인하게 됩니다.

특히 고객이 생산계획이나 재고를 출하일정에 맞춰 관리한다면 3일 차이도 그냥 넘어갈 수 없는 정보가 됩니다.

B/L을 보고 ETD와 ETA를 구분하게 됐습니다

해외영업을 처음 하면 ETD와 ETA도 자주 헷갈립니다.

ETD — Estimated Time of Departure

ETA — Estimated Time of Arrival

쉽게 이야기하면 출발 예정과 도착 예정입니다.

그런데 여기에서도 중요한 것은 어디에서 출발하고 어디에 도착하는지입니다.

고객 공장 도착일과 항구 도착일은 다를 수 있습니다.

예를 들어 ETA Hamburg가 10월 5일이라고 해서 고객 독일 공장에 10월 5일 제품이 들어간다는 의미는 아닐 수 있습니다.

항구 도착 후 통관과 내륙운송이 남아 있기 때문입니다.

그래서 고객이

We need the parts by Oct. 5.

라고 했다면 단순히 ETA가 Oct. 5인지 보는 것으로 끝내지 않습니다.

고객이 말한 Oct. 5가 Port Arrival인지 Plant Delivery인지 확인해야 합니다.

앞서 Lead Time 글에서 이야기했던 것과 연결되는 부분입니다.

출항했다고 끝난 게 아니었습니다

제가 신입일 때 가장 크게 착각했던 부분입니다.

제품이 선적되면 해외영업 담당자의 출하 업무가 거의 끝난다고 생각했습니다.

실제로는 그 이후에도 할 일이 있습니다.

B/L을 확인하고,

고객에게 Shipping Documents를 전달하고,

필요하면 Vessel Schedule을 업데이트하고,

ETA를 확인하고,

고객이 서류 수정을 요청하면 다시 대응합니다.

경우에 따라 Commercial Invoice, Packing List, B/L, Certificate of Origin 등 여러 서류가 하나의 Shipment에 연결됩니다.

이 중 하나에서 고객 회사명이나 수량이 다르면 다시 확인해야 합니다.

그래서 수출서류를 오래 다루다 보니 제가 중요하게 생각하는 것은 각 서류의 정의를 많이 아는 것보다 서류끼리 연결해서 보는 습관이 됐습니다.

지금은 Draft B/L을 받으면 “Confirmed”부터 쓰지 않습니다

예전에는 포워더에게 Draft B/L을 받으면 빨리 회신해야 한다는 생각이 먼저 들었습니다.

지금은 파일부터 엽니다.

그리고 CI와 P/L도 같이 엽니다.

Consignee를 봅니다.

Port를 봅니다.

Package와 Weight를 봅니다.

필요한 경우 고객의 Shipping Instruction도 다시 확인합니다.

문제가 없다면 그때

Confirmed. Please proceed.

라고 답합니다.

별것 아닌 차이입니다.

하지만 자동차부품 해외영업을 15년 하면서 느낀 것은 이런 작은 확인 과정이 결국 사고를 줄인다는 것이었습니다.

B/L의 정의를 한 문장으로 설명하면 선하증권입니다.

검색하면 그것보다 훨씬 자세한 법적·무역적 설명도 쉽게 찾을 수 있습니다.

하지만 제가 실제 업무에서 B/L을 접할 때 가장 먼저 떠올리는 것은 조금 다릅니다.

“Final 나오기 전에 Draft부터 제대로 보자.”

고객 회사명의 알파벳 하나,

Port 하나,

Package 숫자 하나가 이상하다면 그때 확인하는 편이 훨씬 쉽습니다.

제품이 이미 바다 위에 있고 Final 서류까지 발행된 다음에 발견하는 것보다 말입니다.

Packing List(P/L)란? 출하 직전 박스 수량이 맞지 않았던 날