해외영업은 판매보다 ‘조율’이 더 많은 직업입니다 | 15년 실무자가 말하는 진짜 해외영업

해외영업을 시작하기 전에는 영업사원이 하는 일을 꽤 단순하게 생각했습니다.

고객을 만나 제품을 소개하고,

가격을 협상하고,

주문을 받아오는 사람.

특히 해외영업이라면 여기에 영어가 추가되는 정도라고 생각했습니다.

그런데 자동차부품 해외영업을 오래 하면서 제 하루를 돌아보면 조금 다릅니다.

물론 견적도 내고 가격협상도 합니다.

하지만 실제 업무시간의 상당 부분은 고객이 원하는 것과 회사가 할 수 있는 것 사이를 맞추는 일에 쓰고 있습니다.

그걸 가장 잘 보여주는 일이 납기 문제였습니다.

예전에 고객에게 이런 메일을 받은 적이 있습니다.

Dear Kevin,

We urgently need 3,000 pcs.
Please arrange shipment by this Friday.

This is very critical for our production.
Please confirm ASAP.

고객이 원하는 것은 명확했습니다.

금요일까지 3,000개 출하.

메일만 보면 제가 할 일도 간단해 보입니다.

생산팀에 물어보고,

가능하면 고객에게 Yes라고 답하면 됩니다.

그런데 실제 업무는 그렇게 끝나지 않았습니다.

고객은 금요일을 원했지만 생산에서는 어렵다고 했습니다

메일을 받은 뒤 먼저 생산일정을 확인했습니다.

“고객이 3,000개를 금요일까지 꼭 출하해달라고 합니다. 가능할까요?”

돌아온 답은 제가 고객에게 보내고 싶은 답이 아니었습니다.

“금요일은 어렵습니다.”

현재 생산계획이 이미 잡혀 있었고 다른 제품도 생산 중이었습니다.

고객이 급하다고 해서 기존 생산계획을 마음대로 바꿀 수도 없었습니다.

생산에서는 현실적으로 다음 주 초가 가능하다는 의견이었습니다.

여기서 해외영업이 할 수 있는 가장 쉬운 방법은 고객에게 그대로 전달하는 것입니다.

Sorry, Friday shipment is not possible.
We can ship next Monday.

틀린 대응은 아닙니다.

하지만 저는 바로 그렇게 답하지 않았습니다.

고객이 메일에

“This is very critical for our production.”

이라고 적었기 때문입니다.

단순히 제품을 조금 빨리 받고 싶다는 요청이 아닐 수도 있습니다.

고객 생산라인과 관련된 문제라면 다른 방법이 있는지 한 번 더 확인해볼 필요가 있었습니다.

“3,000개 전체가 금요일에 꼭 필요한가요?”

이런 상황에서 제가 먼저 확인하는 것 중 하나가 있습니다.

고객이 요청한 수량 전체가 그 날짜에 반드시 필요한 것인지입니다.

그래서 고객에게 상황을 조금 더 확인했습니다.

3,000개 전부가 금요일에 필요한지,

아니면 생산을 시작할 수 있는 최소 수량이 먼저 필요한 것인지.

확인해보니 고객에게 중요한 것은 월요일 생산에 사용할 초기 물량을 먼저 확보하는 것이었습니다.

그렇다면 방법이 달라집니다.

3,000개 전체를 금요일까지 준비하는 것은 어렵더라도 일부 수량을 먼저 보낼 수 있는지 생산에 다시 확인할 수 있습니다.

“3,000개 전체는 어렵다고 하셨는데 500개 정도만 먼저 생산해서 금요일에 보낼 수 있을까요?”

이번에는 답이 조금 달랐습니다.

500개 정도라면 일정을 조정해볼 수 있다는 것이었습니다.

여기서 끝났으면 좋겠지만 또 다른 부서의 확인이 필요했습니다.

생산이 가능하다고 해서 바로 출하할 수 있는 것은 아니었습니다

제품이 금요일 오전에 만들어진다고 가정해보겠습니다.

그러면 금요일에 바로 고객에게 보낼 수 있을까요?

자동차부품에서는 생산완료와 출하가능이 항상 같은 의미는 아닙니다.

필요한 검사를 해야 할 수 있습니다.

그래서 품질 담당자에게 확인했습니다.

“금요일 오전에 500개 생산되면 당일 검사까지 가능할까요? 고객 긴급 물량입니다.”

품질 쪽에서도 기존 일정이 있습니다.

고객이 급하다고 생산한 제품을 검사 없이 바로 박스에 넣을 수는 없습니다.

확인 결과 일정만 맞으면 오후까지 검사를 마칠 수 있다는 답을 받았습니다.

이제 조금 가능성이 보였습니다.

하지만 아직 하나가 남았습니다.

물류였습니다.

오후에 제품이 준비돼도 픽업이 끝났다면 하루가 늦어집니다

제품 500개.

생산 가능.

품질검사 가능.

이제 금요일 출하가 가능할 것 같았습니다.

그런데 물류 담당자에게 확인하면서 또 다른 시간이 등장했습니다.

Pickup Cut-off Time.

국제특송이나 운송업체의 당일 픽업 마감시간을 넘기면 제품이 준비되어 있어도 실제 출하는 다음 영업일로 넘어갈 수 있습니다.

특히 금요일이면 더 민감합니다.

금요일 픽업을 놓치면 주말 때문에 고객 일정에 더 큰 영향을 줄 수도 있습니다.

그래서 물류 쪽에는 이렇게 확인합니다.

“금요일 당일 출하하려면 몇 시까지 포장 완료돼야 하나요?”

예를 들어 오후 3시까지 준비되어야 한다는 답을 받았다면 이제 생산과 품질에 단순히

“금요일까지 부탁드립니다.”

라고 하면 안 됩니다.

목표가 더 구체적으로 바뀝니다.

금요일 오전 생산완료 → 오후 검사완료 → 오후 3시 이전 포장완료 → 당일 픽업

이렇게 되어야 실제 금요일 출하가 가능합니다.

결국 고객에게 처음 요청과 다른 방법을 제안했습니다

처음 고객이 요청한 것은:

3,000 pcs / Friday shipment

였습니다.

내부 확인을 모두 마친 뒤 제가 제안할 수 있는 현실적인 방법은 달랐습니다.

500 pcs / Friday shipment

Remaining 2,500 pcs / Monday shipment

고객에게는 대략 이런 식으로 설명할 수 있습니다.

Dear Michael,

We checked your urgent request with our production, quality and logistics teams.

Unfortunately, it is difficult to complete all 3,000 pcs by Friday.
However, we can arrange a partial shipment as follows:

500 pcs: Friday
Remaining 2,500 pcs: Monday

Please confirm if this partial shipment plan can support your production schedule.

Best regards,
Kevin

고객의 최초 요청을 100% 맞춘 것은 아닙니다.

하지만 단순히

“금요일은 불가능합니다.”

라고 답한 것도 아닙니다.

고객에게 실제 필요한 것이 무엇인지 확인하고 회사 내부에서 가능한 방법을 찾아 중간 지점을 만든 것입니다.

제가 해외영업에서 말하는 ‘조율’은 이런 일에 가깝습니다.

생산팀 입장에서도 해외영업 요청이 항상 반가운 것은 아닙니다

신입 때는 고객 요청이 들어오면 생산에 그대로 전달하는 경우가 많았습니다.

“고객이 급하답니다.”

“금요일까지 해달라고 합니다.”

“중요한 고객입니다.”

그런데 생산 입장에서 생각하면 이런 요청이 계속 들어오면 난감합니다.

생산팀도 이미 계획이 있고 다른 고객의 제품을 만들고 있습니다.

우리 고객이 중요하다고 해서 다른 주문이 중요하지 않은 것은 아닙니다.

그래서 시간이 지나면서 요청하는 방법도 조금 달라졌습니다.

“금요일까지 3,000개 해주세요.”

가 아니라,

“전체 3,000개가 어려우면 금요일 오후 3시까지 출하 가능한 최대 수량이 몇 개인지 확인 부탁드립니다.”

라고 묻습니다.

질문이 달라지면 답도 달라질 수 있습니다.

불가능한 요청을 계속 밀어붙이는 것보다 가능한 범위를 찾는 것이 더 중요했습니다.

품질팀에게 “급하니까 그냥 보내주세요”라고 할 수도 없습니다

납기가 급하면 영업 담당자 마음도 급해집니다.

고객은 계속 업데이트를 요청하고,

생산은 늦어지고,

출하 마감시간은 다가옵니다.

그럴 때 가장 위험한 생각이 있습니다.

“일단 보내고 보자.”

하지만 제품에 문제가 생기면 납기보다 더 큰 문제가 됩니다.

특히 고객 생산에 투입되는 자동차부품이라면 더 조심해야 합니다.

납기를 맞추려고 검사를 생략했다가 고객에게 품질문제가 발생하면

“고객이 급하다고 해서 그랬습니다.”

라는 설명은 통하지 않습니다.

그래서 저는 긴급출하일수록 품질 담당자에게 단순히 빨리 해달라고 요청하기보다 검사에 필요한 최소시간이 얼마인지 먼저 확인하는 편입니다.

그 시간을 기준으로 생산과 물류 일정을 다시 맞춥니다.

물류 담당자에게는 “오늘 보내주세요”가 충분하지 않았습니다

해외영업 초반에는 제품만 준비되면 물류에서 알아서 보내줄 것이라고 생각했던 적도 있습니다.

실제로는 출하에도 준비가 필요합니다.

Commercial Invoice와 Packing List가 필요할 수 있고,

운송방법을 정해야 하고,

포워더 또는 특송업체 픽업도 잡아야 합니다.

해상출하라면 일정은 더 복잡해집니다.

그래서 긴급출하가 예상되면 제품이 완성된 뒤 물류에 이야기하는 것이 아니라 미리 알려주는 편이 좋았습니다.

“금요일 오후 긴급 출하 가능성이 있습니다. 당일 픽업 가능한 마지막 시간을 확인 부탁드립니다.”

이렇게 미리 공유하면 물류에서도 준비할 수 있습니다.

해외영업에서 조율은 결국 정보를 필요한 사람에게 필요한 시점에 전달하는 일이기도 했습니다.

고객에게도 무조건 “Yes”라고 하는 것이 좋은 서비스는 아니었습니다

고객 입장에서는 당연히 원하는 날짜에 원하는 수량을 받고 싶습니다.

영업 입장에서도 가능하면 그렇게 해주고 싶습니다.

하지만 내부 확인 없이

Yes, we can ship 3,000 pcs by Friday.

라고 먼저 답했다가 목요일이 되어

Sorry, we need to postpone the shipment until Monday.

라고 하는 것이 더 좋을까요?

저는 여러 번의 납기 문제를 겪으면서 처음부터 현실적인 상황을 설명하는 편이 낫다고 생각하게 됐습니다.

물론 고객에게 안 된다는 말만 반복해서도 안 됩니다.

전체 수량이 안 되면 부분출하가 가능한지,

항공으로 보내면 일정이 줄어드는지,

다른 생산일정을 조정할 수 있는지,

고객에게 실제 필요한 최소수량이 얼마인지 찾아봅니다.

즉, No라고 답하기 전에 다른 선택지가 있는지 확인하는 것입니다.

이런 날에는 메일보다 전화와 사내 메신저를 더 많이 사용합니다

겉으로 보면 해외영업은 고객과 영어메일을 주고받는 직무처럼 보입니다.

그런데 실제로 이런 긴급 납기 문제가 생긴 날을 돌아보면 영어메일보다 한국어를 더 많이 사용했을 수도 있습니다.

생산에 전화합니다.

품질에 확인합니다.

물류에 픽업시간을 물어봅니다.

다시 생산에 연락합니다.

고객에게 메일을 보냅니다.

고객 답변이 오면 다시 내부에 공유합니다.

이 과정이 몇 번 반복됩니다.

고객이 보는 것은 마지막 영어메일 몇 줄뿐입니다.

500 pcs: Friday
2,500 pcs: Monday

하지만 그 두 줄을 만들기 위해 내부에서는 여러 사람이 움직였습니다.

제가 자동차부품 해외영업을 하면서 판매보다 조율이라는 말을 더 자주 떠올리게 된 이유입니다.

조율은 고객 편만 드는 것도, 회사 편만 드는 것도 아니었습니다

처음에는 해외영업이 고객의 요청을 회사에 전달하는 사람이라고 생각했습니다.

하지만 고객 요청을 무조건 회사 내부에 밀어붙이는 것도 좋은 조율은 아니었습니다.

반대로 내부에서 어렵다는 답을 받았다고 고객에게 그대로 불가능이라고 전달하는 것도 항상 최선은 아니었습니다.

해외영업은 그 사이에 있습니다.

고객에게는 회사가 실제로 할 수 있는 범위를 설명하고,

회사 내부에는 고객이 왜 이 요청을 하는지 설명합니다.

예를 들어 생산에 단순히

“고객이 급하답니다.”

라고 하는 것보다

“고객이 월요일부터 이 제품으로 생산을 시작해야 해서 최소 500개가 먼저 필요하다고 합니다.”

라고 설명하면 요청의 이유가 보입니다.

반대로 고객에게도

“Production says no.”

라고 전달하는 것이 아니라 왜 전체 수량이 어렵고 어떤 대안이 가능한지 설명합니다.

양쪽이 같은 정보를 보고 판단할 수 있도록 만드는 것이 중요했습니다.

신입 때는 영업실적이 가장 어려운 일일 줄 알았습니다

해외영업을 시작하기 전에는 신규 고객을 찾고 주문을 받아오는 일이 가장 어려울 것이라고 생각했습니다.

물론 그것도 어렵습니다.

그런데 실제로 일을 하면서 예상보다 많은 시간을 사용한 것은 이미 받은 주문과 프로젝트를 문제없이 진행하는 일이었습니다.

가격은 맞는데 납기가 안 맞을 수 있습니다.

생산은 가능한데 품질검사 시간이 부족할 수 있습니다.

제품은 준비됐는데 운송 일정이 맞지 않을 수 있습니다.

고객은 한 가지 결과를 원하지만 회사 안에서는 여러 부서의 일정이 동시에 맞아야 합니다.

해외영업 담당자가 직접 제품을 생산하는 것도 아니고,

검사하는 것도 아니고,

트럭을 운전하는 것도 아닙니다.

그런데 고객은 결국 해외영업 담당자에게 묻습니다.

Can you ship by Friday?

그래서 그 질문에 답하기 위해 여러 사람에게 확인하고 가능한 방법을 찾게 됩니다.

15년 동안 일하면서 제가 생각하는 ‘조율’의 의미도 달라졌습니다

예전에는 조율이라고 하면 여러 부서에 부탁해서 고객 요구를 맞춰주는 일이라고 생각했습니다.

지금은 조금 다릅니다.

불가능한 것을 억지로 가능하게 만드는 것이 조율은 아니라고 생각합니다.

전체 3,000개가 안 된다면 안 되는 이유를 확인합니다.

대신 500개가 가능한지 봅니다.

금요일 도착이 안 된다면 금요일 출하는 가능한지 확인합니다.

해상운송이 늦다면 긴급물량만 항공으로 보낼 수 있는지 검토합니다.

그리고 고객에게 선택지를 설명합니다.

결국 해외영업이 할 수 있는 것은 생산능력을 갑자기 두 배로 만드는 것이 아닙니다.

대신 고객이 정말 필요한 것이 무엇인지 파악하고, 회사가 실제로 할 수 있는 범위 안에서 가장 현실적인 방법을 찾아 연결하는 것입니다.

15년 전 해외영업을 시작할 때 저는 좋은 영업사원은 말을 잘하고 제품을 많이 파는 사람이라고 생각했습니다.

지금도 판매는 당연히 중요합니다.

하지만 제 실제 업무를 돌아보면 고객에게 가격을 설명한 시간만큼이나

“언제 가능합니까?”

“몇 개까지 가능합니까?”

“검사는 언제 끝납니까?”

“오늘 픽업하려면 몇 시까지 준비해야 합니까?”

를 물어본 시간이 많았습니다.

그리고 그렇게 확인한 내용을 정리해서 고객에게 전달했습니다.

처음 고객에게 왔던 요청은 단순했습니다.

3,000개를 금요일까지 보내달라.

하지만 그 한 문장을 실제 출하로 만들기 위해서는 생산, 품질, 물류 그리고 고객의 일정이 연결되어야 했습니다.

그래서 누군가 저에게 해외영업이 무슨 일을 하느냐고 묻는다면 저는 여전히 판매하는 직업이라고 답합니다.

다만 한마디를 덧붙이고 싶습니다.

막상 회사에 들어와 해보면, 생각했던 것보다 훨씬 많은 시간을 ‘조율’하는 데 쓰게 됩니다.

해외영업 유럽출장, 회의보다 오래 기억에 남은 건 따로 있었습니다