해외 바이어가 답장을 안 할 때, 제가 가장 먼저 확인하는 5가지

자동차부품 해외영업을 하다 보면 고객의 답장을 기다리는 시간이 생각보다 많습니다.

특히 신규 프로젝트 RFQ를 받고 며칠 동안 원가를 검토해서 견적서를 제출했는데 아무런 답장이 없으면 신경이 쓰입니다.

처음 해외영업을 시작했을 때는 저도 그랬습니다.

견적서를 보낸 다음 날 메일함을 열어봅니다.

답장이 없습니다.

이틀째도 없습니다.

3일 정도 지나면 슬슬 생각이 많아집니다.

가격이 너무 높았나?

경쟁업체로 넘어간 건가?

그러다 결국 이런 메일을 보냅니다.

Dear Michael,

Did you check our quotation?
Please let us know your feedback.

Best regards,
Kevin

그리고 다음 날 다시 메일함을 확인합니다.

그런데 여전히 답장이 없습니다.

15년 정도 해외 바이어들과 일을 하다 보니 이제는 답장이 없다고 바로 Follow-up 메일부터 보내지는 않습니다.

제가 먼저 확인하는 것이 따로 있습니다.

1. 내가 마지막으로 보낸 메일부터 다시 확인합니다

의외로 이게 가장 먼저입니다.

고객이 답장을 하지 않는다고 생각했는데 이전 메일을 다시 읽어보면 고객이 꼭 답해야 하는 내용이 아닌 경우가 있습니다.

예를 들어 고객에게 이렇게 보냈다고 해보겠습니다.

Please find attached our quotation for your review.

견적서를 첨부해서 보냈고 특별한 질문은 하지 않았습니다.

그렇다면 고객 입장에서는 견적을 받았으니 내부 검토를 진행하고 있을 수도 있습니다.

반대로

Could you please confirm the annual volume for our cost review?

라고 질문했는데 답장이 없다면 상황이 조금 다릅니다.

제가 다음 업무를 진행하려면 고객의 답변이 필요한 상태이기 때문입니다.

그래서 Follow-up을 하기 전에 마지막 메일에서 내가 무엇을 요청했는지부터 봅니다.

이걸 확인하지 않고 매번

Any update?

라고 보내면 고객 입장에서도 무엇을 업데이트해달라는 건지 애매할 수 있습니다.

2. RFQ 일정을 다시 봅니다

자동차부품 신규 프로젝트라면 저는 고객이 처음 보내준 RFQ 자료도 다시 열어봅니다.

여기에는 생각보다 많은 정보가 들어 있습니다.

예를 들어 이런 일정이 있었다고 해보겠습니다.

RFQ 일정	날짜
RFQ Received	Aug. 3
Quotation Due	Aug. 10
Supplier Review	Aug. 11~20
Technical Review	Aug. 21~28
Supplier Nomination	Sep. 10

제가 8월 10일에 견적을 제출하고 8월 12일에 답장이 없다고 걱정하고 있다면 사실 조금 이른 겁니다.

고객은 여러 공급업체의 견적을 모아서 비교하고 있을 수 있습니다.

구매팀만 보는 것도 아닙니다.

제품에 따라 Engineering에서 기술 검토를 할 수도 있고, 품질이나 물류조건까지 함께 검토하는 경우도 있습니다.

특히 신규 자동차 프로젝트는 견적서 하나 보냈다고 다음 날 바로

“귀사를 선정했습니다.”

라고 결정되는 일이 흔하지 않습니다.

저도 신입 때는 제가 견적을 제출하는 순간부터 고객의 답장을 기다렸습니다.

지금은 먼저 고객의 프로젝트 시간표에서 지금 어느 단계인지를 봅니다.

3. 가격만 보지 않고 견적 조건을 다시 확인합니다

그래도 예상보다 고객 반응이 늦으면 견적서를 다시 봅니다.

이때 가장 먼저 가격부터 보게 되는 경우가 많습니다.

‘비싸서 답장이 없는 건가?’

물론 그럴 수도 있습니다.

하지만 실제 자동차부품 견적에는 단가 외에도 여러 조건이 들어갑니다.

Annual Volume, Tooling Cost, MOQ, Incoterms, Payment Terms, Lead Time 등이 있습니다.

고객이 요청한 조건과 제가 제출한 조건이 다르지는 않았는지 다시 확인합니다.

예를 들어 RFQ에는 Annual Volume이 100,000 pcs라고 되어 있었는데 내부 검토 과정에서 80,000 pcs 기준으로 가격을 계산했다면 고객이 생각하는 가격과 차이가 커질 수 있습니다.

Tooling Cost를 별도로 제출해야 하는데 빠뜨렸을 수도 있습니다.

고객은 DDP 조건을 요청했는데 FOB로 견적했을 수도 있습니다.

이런 부분이 있다면 단순히

Any feedback?

이라고 묻기 전에 제가 먼저 정리해야 합니다.

답장이 없는 원인을 항상 고객에게서만 찾을 필요는 없습니다.

가끔은 제가 보낸 자료를 다시 보는 것만으로도 이상한 부분을 발견합니다.

4. 그래도 기다리기 애매하면 짧게 Follow-up 합니다

고객의 검토기간도 어느 정도 지났고, 제가 보낸 자료에도 특별한 문제가 없다면 그때 Follow-up을 합니다.

저는 이럴 때 긴 메일을 별로 좋아하지 않습니다.

예를 들어 견적 후속 확인이라면 이 정도로 보내는 경우가 많습니다.

Dear Michael,

I would like to follow up on our quotation submitted last week.
Please let us know if you need any additional information or clarification from our side.

Best regards,
Kevin

여기서 제가 중요하게 보는 문장은

“Please let us know if you need any additional information…”

입니다.

단순히 “왜 답장을 안 줍니까?”라는 의미가 아니라 고객이 검토하는 데 필요한 자료가 있는지를 묻는 겁니다.

견적을 제출한 뒤 고객이 추가 Cost Breakdown을 요청할 수도 있고, 생산 Capacity 자료가 필요할 수도 있습니다.

기술적인 질문이 생겼을 수도 있습니다.

그러면 다시 대화가 시작됩니다.

Follow-up의 목적은 답장을 받아내는 것보다 멈춰 있는 업무를 다시 움직이는 것에 있다고 생각합니다.

5. 그래도 답장이 없다면 다른 연락 방법도 생각합니다

이 단계가 신입 때와 지금 가장 달라진 부분입니다.

예전에는 답장이 없으면 계속 이메일을 보냈습니다.

첫 번째 Follow-up.

두 번째 Follow-up.

며칠 후 또

Any update?

그런데 같은 사람에게 같은 방식으로 계속 연락한다고 상황이 달라지는 것은 아니었습니다.

특히 제가 실제 업무에서 상대하는 해외 고객들은 시차가 있습니다.

출장 중일 수도 있고 휴가일 수도 있습니다.

유럽 고객이라면 여름휴가 기간에 담당자가 장기간 자리를 비우는 경우도 있습니다.

중국 고객과 미국 고객의 업무시간도 우리와 다릅니다.

급한 내용이라면 메일만 기다리지 않고 다른 방법을 생각합니다.

기존에 전화로 연락하던 고객이라면 전화를 할 수도 있고, 회사에서 사용하는 메신저가 있다면 짧게 확인할 수도 있습니다.

프로젝트에 다른 담당자가 함께 참여하고 있다면 기존 메일에 포함된 담당자를 통해 상황을 확인할 수도 있습니다.

다만 저는 답장이 없다고 갑자기 여러 사람을 무작정 CC에 넣는 방식은 조심하는 편입니다.

고객 담당자를 압박하는 것처럼 보일 수도 있기 때문입니다.

중요한 건 연락 횟수가 아니라 그 일이 얼마나 급한지 판단하는 것입니다.

답장이 없어서 계속 기다렸는데 이유는 전혀 다른 곳에 있었습니다

예전에 견적을 제출하고 고객 답변을 기다린 적이 있습니다.

구체적인 회사나 프로젝트는 공개할 수 없지만 당시에는 신규 프로젝트와 관련된 견적이었습니다.

견적을 준비하는 데 시간이 꽤 들어갔습니다.

내부에서 원가도 확인했고 관련 부서와 조건도 검토한 뒤 제출했습니다.

그런데 며칠이 지나도 별다른 반응이 없었습니다.

자연스럽게 가격을 생각했습니다.

우리가 비싼가?

경쟁업체가 더 낮은 가격을 제출했을 가능성도 생각했습니다.

한번 Follow-up을 했는데도 바로 답이 오지 않았습니다.

그런데 나중에 확인해보니 제가 걱정했던 것과는 조금 다른 상황이었습니다.

고객 내부에서 프로젝트 일정 자체를 다시 검토하고 있었습니다.

공급업체 한 곳의 견적이 마음에 들지 않아 답장을 안 한 문제가 아니었던 겁니다.

이런 일을 몇 번 겪고 나니 고객의 침묵을 너무 빨리 가격 문제나 거래 실패로 해석하지 않게 됐습니다.

해외영업에서는 내가 볼 수 있는 정보보다 고객 회사 내부에서 움직이는 정보가 훨씬 많습니다.

반대로 답장이 없다는 것 자체가 신호일 때도 있습니다

물론 항상 좋은 이유만 있는 것은 아닙니다.

견적 제출 후 몇 번 Follow-up을 했는데도 답이 없고, 프로젝트 일정도 이미 많이 지났다면 가능성을 현실적으로 봐야 합니다.

다른 업체가 선정됐을 수도 있습니다.

프로젝트 자체가 취소됐을 수도 있습니다.

구매 담당자가 변경됐을 수도 있습니다.

우선순위가 낮아져 프로젝트가 보류됐을 수도 있습니다.

해외영업을 처음 시작했을 때는 이런 상황에서도 어떻게든 답장을 받아야 한다고 생각했습니다.

지금은 조금 다릅니다.

Follow-up을 했고 필요한 확인도 했다면 어느 시점에서는 기다릴 줄도 알아야 합니다.

대신 CRM이나 개인적으로 관리하는 프로젝트 리스트에 상태를 남겨둡니다.

예를 들면:

Quotation submitted / Follow-up completed / Customer feedback pending

이렇게 기록해두고 다른 업무를 진행합니다.

그리고 일정 시간이 지난 뒤 프로젝트 상황에 변화가 있을 만한 시점에 다시 확인합니다.

매일 같은 고객에게 메일을 보내는 것보다 훨씬 낫습니다.

답장이 없을 때 가장 위험했던 건 제 머릿속의 추측이었습니다

15년 동안 해외영업을 하면서 바이어에게 답장이 없었던 이유는 정말 다양했습니다.

가격 때문이었던 적도 있고, 담당자가 휴가였던 적도 있고, 고객 내부 승인이 늦어진 적도 있었습니다.

프로젝트 일정이 밀린 경우도 있었고, 결국 다른 공급업체로 결정된 적도 있습니다.

그래서 이제 고객에게 답장이 없으면 바로 결론을 내리지 않습니다.

먼저 제가 보낸 마지막 메일을 봅니다.

RFQ 일정을 다시 확인합니다.

Quotation 조건을 다시 봅니다.

필요한 시점이면 Follow-up을 합니다.

그래도 중요한 업무가 멈춰 있다면 다른 연락 방법을 생각합니다.

그리고 할 수 있는 확인을 다 했다면 기다립니다.

해외영업에서는 고객에게 메일을 보내는 것도 일이지만, 언제 다시 연락하고 언제 기다릴지를 판단하는 것도 업무의 일부라고 생각합니다.

신입 때의 저는 고객이 사흘 동안 답장을 하지 않으면 메일함을 계속 새로고침했습니다.

지금은 그럴 때 오히려 RFQ 파일을 다시 엽니다.

고객이 답장을 하지 않는 이유는 제가 받은 편지함 안에만 있는 것이 아니기 때문입니다.