해외영업에서 가장 중요한 것은 영어가 아니라 ‘기록’입니다

해외영업을 처음 시작했을 때 저는 영어를 잘하는 사람이 해외영업도 잘할 거라고 생각했습니다.

고객과 전화할 때 막히지 않고 이야기하고, 영어 이메일도 빠르게 작성하면 일을 잘할 수 있을 것 같았습니다.

물론 영어는 중요합니다.

그런데 자동차부품 해외영업을 15년 정도 하면서 생각이 조금 바뀌었습니다.

지금 신입사원에게 해외영업에서 무엇이 중요하냐고 묻는다면 저는 영어보다 먼저 기록이라는 말을 해주고 싶습니다.

제가 영어를 못해서 곤란했던 일보다,

“그때 우리가 뭐라고 합의했지?”

이것 때문에 식은땀을 흘렸던 일이 훨씬 많았기 때문입니다.

몇 달 전 끝난 이야기인 줄 알았는데 고객이 다시 꺼냈습니다

해외영업을 하다 보면 하나의 프로젝트가 짧게 끝나지 않습니다.

특히 자동차부품은 RFQ를 받은 뒤 견적을 제출하고, 가격협상을 하고, 개발을 거쳐 SOP까지 가는 데 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다.

그 사이에 수십 통, 많게는 수백 통의 이메일이 오갑니다.

그러다 어느 날 고객에게 이런 메일이 옵니다.

As agreed previously, the tooling cost should be included in the piece price. Please check.

뜻만 보면 어렵지 않습니다.

“이전에 합의한 대로 금형비는 제품 단가에 포함되어야 한다.”

문제는 그다음입니다.

우리가 정말 그렇게 합의했나?

담당자 입장에서는 순간 머릿속이 복잡해집니다.

분명 Tooling Cost는 별도였던 것 같은데 몇 달 전 일이라 기억이 정확하지 않습니다.

고객은 As agreed previously라고 이야기합니다.

이 표현이 들어가면 단순 문의와는 조금 달라집니다.

고객 입장에서는 이미 합의가 끝난 사항이라고 생각하고 있기 때문입니다.

이럴 때 저는 기억으로 답하지 않습니다

예전에는 이런 메일을 받으면 당시 상황부터 머릿속으로 떠올렸습니다.

“그때 회의에서 분명 별도라고 하지 않았나?”

“견적서에도 따로 적었던 것 같은데?”

하지만 지금은 제 기억을 별로 믿지 않습니다.

몇 달 동안 한 프로젝트만 담당하는 게 아니기 때문입니다.

A 프로젝트에서는 Tooling Cost를 별도로 받았는데 B 프로젝트에서는 제품 가격에 일부 반영했을 수도 있습니다.

고객마다 조건도 다르고 프로젝트마다 합의 내용도 다릅니다.

그래서 이런 메일을 받으면 바로 과거 기록을 찾습니다.

우선 마지막으로 제출한 Quotation부터 봅니다.

예를 들어 최종 견적서가 이렇게 되어 있었다고 해보겠습니다.

Item	Commercial Condition
Piece Price	USD 3.20 / pc
Tooling Cost	USD 45,000
Annual Volume	120,000 pcs
Incoterms	DDP
Payment Terms	Net 60 Days
Quotation Validity	30 Days

여기에서 Tooling Cost가 명확하게 별도로 표시되어 있다면 첫 번째 근거가 생깁니다.

그런데 이것만으로 끝내지는 않습니다.

견적서를 보낸 뒤 고객과 추가 협상을 했을 수도 있기 때문입니다.

견적서 다음에는 이메일을 시간순으로 다시 봅니다

제가 실제로 많이 하는 방식입니다.

메일함에서 고객명이나 프로젝트명을 검색합니다.

그리고 최종 견적을 제출한 날짜 전후의 이메일을 시간순으로 다시 읽습니다.

처음에는 USD 45,000이었는데 고객이 Tooling Cost Reduction을 요청했는지,

그 후 우리가 Revised Quotation을 다시 보냈는지,

고객이 최종적으로 어떤 조건을 Accept했는지를 확인합니다.

예를 들어 중간에 이런 이메일이 있었다면 이야기가 달라집니다.

We can accept the tooling cost separately as quoted.

이 문장 하나가 몇 달 뒤에는 굉장히 중요한 자료가 될 수 있습니다.

반대로 전화나 화상회의에서 조건을 변경하기로 이야기했다면 이메일만으로는 부족할 수도 있습니다.

그래서 다음으로 보는 것이 Meeting Minutes, 즉 회의록입니다.

회의가 끝난 뒤 제가 메일을 한 통 더 보내는 이유

예전에는 고객과 한 시간 정도 회의를 하고 나면 일이 끝났다고 생각했습니다.

지금은 중요한 회의가 끝나면 오히려 그다음이 중요하다고 생각합니다.

가격, Tooling Cost, 개발 일정, 납기처럼 나중에 문제가 될 수 있는 내용이 있었다면 간단하게라도 정리해서 보내는 편입니다.

예를 들면 이런 식입니다.

Dear Michael,

Thank you for today’s meeting.

As discussed, please find below the key points:

1. Piece price: USD 3.20/pc
2. Tooling cost: USD 45,000 separately
3. SOP target: June 2027
4. Annual volume: 120,000 pcs

Please let us know if there is any misunderstanding.

Best regards,
Kevin

영어는 전혀 어렵지 않습니다.

하지만 이 메일의 가치는 영어 문장에 있지 않습니다.

회의가 끝난 그날 서로 무엇을 이야기했는지를 기록으로 남기는 것에 있습니다.

고객이 별다른 이의를 제기하지 않고 이후 업무도 이 조건으로 진행됐다면 몇 달 뒤 과거 상황을 확인할 때 중요한 자료가 됩니다.

전화로 합의한 내용이 가장 위험할 때가 있었습니다

해외영업을 하다 보면 모든 업무를 이메일로만 할 수는 없습니다.

급하면 전화가 옵니다.

요즘은 Teams 같은 온라인 회의도 많이 합니다.

문제는 통화가 끝나고 나면 기록이 남지 않는 경우입니다.

예를 들어 고객이 전화로

“이번에 3,000개 먼저 보내고 나머지 2,000개는 다음 주에 보내주세요.”

라고 했다고 해보겠습니다.

담당자는 알겠다고 하고 생산과 물류에 전달합니다.

며칠 뒤 고객의 다른 담당자가

“왜 5,000개를 한 번에 보내지 않았습니까?”

라고 하면 난감해집니다.

그래서 저는 중요한 내용을 전화로 협의했다면 통화가 끝난 뒤 짧게라도 이메일을 남기는 편입니다.

As discussed over the phone, we will ship 3,000 pcs first and the remaining 2,000 pcs next week.

한 줄이면 충분할 때도 있습니다.

이메일을 길고 멋있게 작성하는 것보다 합의된 숫자와 날짜를 정확하게 남기는 것이 훨씬 중요합니다.

기록은 고객과 싸우기 위해 남기는 것이 아닙니다

여기까지 읽으면 기록을 남기는 이유가 나중에 고객에게

“보세요. 당신이 이렇게 말했잖아요.”

라고 하기 위한 것처럼 보일 수도 있습니다.

저는 그렇게 생각하지 않습니다.

실제로 오래 거래하는 고객과는 누가 맞고 틀렸는지를 따지는 것보다 과거 상황을 정확하게 복원하는 것이 더 중요할 때가 많습니다.

고객 담당자가 바뀔 수도 있습니다.

우리 회사 담당자가 바뀔 수도 있습니다.

구매 담당자가 다른 부서로 이동할 수도 있고 프로젝트가 몇 년 동안 이어질 수도 있습니다.

그때 기록이 없으면 양쪽 모두 기억에 의존하게 됩니다.

그리고 사람의 기억은 생각보다 정확하지 않습니다.

저 역시 제가 분명하게 기억하고 있다고 생각했는데 예전 이메일을 찾아보니 제가 잘못 기억했던 적이 있습니다.

그래서 이제 기록은 고객을 설득하기 위한 무기라기보다 저 자신의 기억을 검증하는 자료에 더 가깝다고 생각합니다.

자동차부품 프로젝트에서는 숫자 하나도 몇 년을 따라갑니다

자동차부품 해외영업에서 특히 기록이 중요한 이유가 있습니다.

프로젝트 기간이 길기 때문입니다.

RFQ 당시 Annual Volume이 100,000개였는데 개발 중 150,000개로 바뀔 수 있습니다.

SOP가 3개월 연기될 수도 있습니다.

원재료 조건이 바뀌거나 고객이 포장 사양을 변경할 수도 있습니다.

그리고 몇 년 뒤에는 Cost Reduction 이야기가 나올 수도 있습니다.

그때 이런 질문이 나옵니다.

“최초 가격은 어떤 물량을 기준으로 계산했습니까?”

현재 가격만 보고는 알 수 없습니다.

최초 RFQ를 찾아야 합니다.

Quotation을 찾아야 합니다.

그동안 Volume이 어떻게 변경됐는지 확인해야 합니다.

필요하면 당시 고객과 주고받았던 이메일도 다시 봐야 합니다.

그래서 저는 중요한 프로젝트라면 최소한 다음 정도는 나중에 다시 찾을 수 있게 관리하려고 합니다.

RFQ → Quotation → Revised Quotation → Customer Feedback → Meeting Minutes → Nomination → PO → 주요 변경사항

회사마다 사용하는 ERP나 CRM, 문서관리 방식은 다르겠지만 핵심은 같습니다.

6개월 뒤의 내가 다시 봐도 당시 상황을 이해할 수 있어야 합니다.

파일명 하나 때문에 시간을 낭비한 적도 많습니다

기록을 남기는 것만큼 중요한 게 찾을 수 있게 남기는 것입니다.

신입 때 저장했던 파일을 보면 가끔 이런 이름이 있습니다.

quotation_final.xlsx

그리고 며칠 뒤:

quotation_final2.xlsx

고객 요청을 반영하면:

quotation_final_revised.xlsx

정말 마지막에는:

quotation_final_revised_final.xlsx

당시에는 저만 알아볼 수 있으니 문제가 없다고 생각합니다.

그런데 몇 달 뒤 열어보면 어느 것이 고객에게 실제 제출된 버전인지 헷갈립니다.

그래서 프로젝트가 길어질수록 파일명과 버전 관리도 중요해집니다.

예를 들어

CustomerA_ProjectA_Quotation_20260821_Rev03.xlsx

처럼 고객, 프로젝트, 문서 종류, 날짜, Revision 정도만 있어도 나중에 찾기가 훨씬 쉽습니다.

이런 것은 거창한 해외영업 노하우처럼 보이지 않습니다.

하지만 실제 업무에서는 이런 작은 습관이 시간을 많이 줄여줍니다.

제가 신입사원에게 영어보다 먼저 알려주고 싶은 것

신입 직원이 영어 이메일을 작성하면서 문법을 물어보면 당연히 알려줍니다.

Could you please가 좋은지,

Please kindly를 써도 되는지,

Can you check?에 어떻게 답해야 하는지 궁금할 수 있습니다.

그런데 저는 그것보다 한 가지를 더 강조하고 싶습니다.

고객과 중요한 이야기를 했다면 기록을 남겨두세요.

가격을 합의했다면 어떤 조건의 가격인지 남기고,

납기를 합의했다면 날짜를 남기고,

물량이 바뀌었다면 이전 물량과 변경된 물량을 남기고,

전화로 중요한 결정을 했다면 통화가 끝난 뒤 한 줄이라도 이메일을 보내는 겁니다.

영어 표현은 시간이 지나면 자연스럽게 익숙해집니다.

저 역시 15년 전보다 지금 영어 이메일을 훨씬 빨리 씁니다.

그런데 경력이 쌓일수록 오히려 더 자주 하는 일이 있습니다.

예전 이메일을 검색하는 일입니다.

몇 년 전 가격을 찾고, 과거 Forecast를 확인하고, 고객과 무엇을 합의했는지 다시 읽습니다.

처음 해외영업을 시작했을 때는 메일을 잘 쓰는 사람이 일을 잘하는 사람이라고 생각했습니다.

지금은 생각이 조금 다릅니다.

고객에게 어떤 말을 했는지도 중요하지만,

그 말을 나중에 다시 확인할 수 있도록 남겨놓는 사람도 일을 잘하는 사람이라고 생각합니다.

그래서 제게 해외영업에서 가장 중요한 것을 하나만 고르라고 한다면 영어만 이야기하기는 어려울 것 같습니다.

수많은 프로젝트를 지나고 나니 결국 저를 여러 번 살려준 것은 화려한 영어 표현이 아니라,

몇 달 전에 제가 남겨놓았던 메일 한 통과 파일 하나였습니다.