해외영업 영어메일 작성법, 15년 동안 가장 많이 쓴 문장은 의외로 짧았습니다

해외영업을 처음 시작했을 때 가장 부담스러웠던 업무 중 하나가 영어메일이었습니다.

고객에게 메일 한 통을 보내려고 Outlook을 열어놓고 한참을 고민했던 기억이 있습니다.

첫 문장은 어떻게 시작해야 자연스러운지,

Please를 너무 많이 쓰면 이상하지 않은지,

Could you와 Would you 중 무엇을 써야 하는지,

마지막에는 Best regards를 써야 하는지 Sincerely를 써야 하는지까지 신경 썼습니다.

한글로 쓰면 1분이면 끝날 내용을 영어로 작성하느라 20분씩 걸리기도 했습니다.

특히 고객의 직급이 높거나 처음 연락하는 바이어라면 더 긴장했습니다.

15년 동안 자동차부품 해외영업을 하면서 수많은 영어메일을 주고받은 지금은 오히려 메일이 많이 짧아졌습니다.

영어실력이 떨어져서가 아닙니다.

고객이 원하는 것은 멋진 영어문장이 아니라 필요한 정보를 빨리 찾을 수 있는 메일이라는 것을 알게 됐기 때문입니다.

신입 때는 메일 첫 문장부터 너무 오래 고민했습니다

예전에는 고객에게 견적서를 보내면서도 이런 식으로 길게 작성하려고 했습니다.

Dear Michael,

I hope this email finds you well.
First of all, we would like to sincerely thank you for giving us the opportunity to participate in this project…

물론 이런 표현이 틀린 것은 아닙니다.

상황에 따라 정중한 인사도 필요합니다.

그런데 고객이 기다리는 것이 견적서라면 가장 중요한 내용은 따로 있습니다.

지금은 오히려 이렇게 시작하는 경우가 많습니다.

Dear Michael,

Please find attached our quotation for Project A.

Unit Price: USD 3.20/pc
Tooling Cost: USD 15,000
Lead Time: 6 weeks
Incoterms: FOB Busan

고객은 메일을 열자마자 자신이 필요한 내용을 확인할 수 있습니다.

저도 해외 바이어에게 받은 메일을 하루에 여러 통 읽습니다.

그러다 보니 상대방 입장에서 생각하게 됐습니다.

중요한 내용이 어디 있는지 바로 보이는 메일이 읽기 편합니다.

제가 영어메일을 쓸 때 가장 먼저 보는 것은 문법이 아닙니다

메일을 작성하고 나면 문법도 확인합니다.

하지만 보내기 직전에 제가 더 신경 쓰는 것은 따로 있습니다.

누가 무엇을 해야 하는지 명확한가?

그리고

언제까지 해야 하는지가 보이는가?

예를 들어 고객에게 도면 확인을 요청한다고 해보겠습니다.

Please check the drawing.

틀린 문장은 아닙니다.

하지만 프로젝트 일정 때문에 금요일까지 승인이 필요하다면 한 문장을 더 넣는 편이 낫습니다.

Please review the attached drawing and confirm it by Friday, Aug. 28.

왜 금요일까지 필요한지도 중요하다면:

We need your confirmation by Friday, Aug. 28, to keep the current sample schedule.

이렇게 쓰면 고객은 세 가지를 바로 알 수 있습니다.

무엇을 확인해야 하는지

언제까지 답해야 하는지

왜 그 날짜까지 필요한지

제가 생각하는 좋은 해외영업 영어메일은 어려운 단어가 많이 들어간 메일이 아니라 상대방이 다음 행동을 바로 알 수 있는 메일입니다.

실제로 가장 많이 사용했던 영어는 “확인해보겠습니다”였습니다

해외영업을 하면 모든 질문에 바로 답할 수 있을 것 같지만 실제로는 그렇지 않습니다.

고객이 이렇게 물어봅니다.

Can you ship 3,000 pcs next week?

저 혼자 결정할 수 없습니다.

생산일정을 확인해야 합니다.

재고도 확인해야 할 수 있습니다.

그런데 고객 메일을 읽고 아무 답도 하지 않은 채 내부 확인이 끝날 때까지 기다리는 것도 좋은 방법은 아니었습니다.

그래서 정말 많이 사용한 표현이 있습니다.

We are checking this with our production team and will update you by tomorrow.

뜻은 간단합니다.

“생산팀과 확인 중이며 내일까지 알려드리겠습니다.”

제가 좋아하는 이유는 확인하겠다에서 끝나지 않고 언제 다시 답할지까지 들어가기 때문입니다.

단, 이 문장을 보냈다면 다음 날 반드시 답해야 합니다.

영어 표현보다 중요한 것은 그 약속을 지키는 것이었습니다.

견적서를 보낼 때는 설명보다 조건을 먼저 보여줍니다

자동차부품 해외영업에서 견적메일은 자주 작성합니다.

제가 지금 견적서를 전달한다면 대략 이런 식으로 씁니다.

Subject: Quotation for Project A

Dear Michael,

Please find attached our quotation for Project A.

The quotation is based on the following conditions:

• Annual Volume: 100,000 pcs
• Incoterms: FOB Busan
• SOP: Jan. 2028
• Quotation Validity: 30 days

Please review the attached quotation and let us know if you have any questions.

Best regards,
Kevin

이메일만 보면 별것 없습니다.

하지만 여기서 제가 중요하게 생각하는 것은 견적의 기준조건을 메일에도 남기는 것입니다.

예를 들어 고객 RFQ에서는 Annual Volume이 100,000개였는데 나중에 200,000개로 변경된다면 기존 가격을 그대로 적용할 수 있는지 다시 검토해야 할 수 있습니다.

그래서 중요한 숫자나 조건은 첨부파일에만 넣어두지 않고 메일 본문에도 간단하게 남기는 편입니다.

납기메일에서는 “ASAP”보다 날짜를 씁니다

고객에게 정말 자주 받는 표현이 있습니다.

Please ship ASAP.

처음에는 저도 답변에 ASAP를 많이 사용했습니다.

We will ship it ASAP.

그런데 이 메일에는 정확한 약속이 없습니다.

고객은 월요일을 생각하고 있고 저는 수요일을 생각할 수도 있습니다.

그래서 내부 일정이 확인됐다면 가능하면 날짜로 이야기합니다.

Production will be completed on Aug. 25, and we plan to ship the parts on Aug. 26.

예상 도착일도 확인됐다면 추가할 수 있습니다.

The estimated delivery date is Aug. 28.

이렇게 쓰면 생산완료일과 출하일, 예상 도착일이 섞이지 않습니다.

자동차부품 해외영업을 오래 하면서 soon, ASAP, as early as possible 같은 표현보다 날짜 하나를 정확하게 적는 것이 훨씬 강력하다고 느꼈습니다.

가격 인하 요청을 받으면 바로 할인율부터 이야기하지 않습니다

해외 바이어에게 이런 메일도 많이 받았습니다.

Your price is too high.
Can you offer a 10% discount?

신입 때는 이런 메일을 받으면 바로 부담이 됐습니다.

거절하면 프로젝트를 놓칠 것 같고, 받아들이면 회사의 수익성이 떨어집니다.

지금은 바로 Yes나 No부터 쓰지 않습니다.

먼저 고객의 조건을 확인합니다.

Dear Michael,

Thank you for your feedback.

Before reviewing the price, could you please share your target price and updated annual volume?

We will review the possibility internally based on the project conditions.

Best regards,
Kevin

10%는 안 됩니다라고 바로 말하는 대신 가격을 다시 검토하기 위해 필요한 정보를 받는 것입니다.

가격협상은 영어를 얼마나 부드럽게 쓰느냐보다 어떤 조건을 확인하느냐가 더 중요했습니다.

급한 샘플 요청에는 가능 여부보다 일정을 나눠서 답합니다

고객이 개발용 샘플을 급하게 요청할 수도 있습니다.

We urgently need 20 pcs by next Wednesday.

내부 확인 결과 수요일까지 고객에게 도착시키기는 어렵고 목요일 도착이 현실적이라고 해보겠습니다.

저라면 이렇게 답합니다.

Dear Michael,

We checked the schedule with our production and quality teams.

Sample production: Aug. 24
Inspection: Aug. 25
Shipment: Aug. 25
Estimated delivery: Aug. 27

Thursday is currently the earliest realistic delivery date.

We will update you immediately once the samples are shipped.

Best regards,
Kevin

이런 메일에서는 영어를 멋있게 쓰는 것보다 날짜를 잘못 적지 않는 것이 훨씬 중요합니다.

그리고 고객이 Wednesday라고 했다고 무조건 Wednesday라고 답하지 않습니다.

내부에서 확인한 현실적인 일정을 전달합니다.

문제가 생겼을 때는 애매하게 숨기지 않는 편입니다

해외영업을 하다 보면 좋은 소식만 전달할 수는 없습니다.

생산이 늦어질 수도 있고,

선박 일정이 변경될 수도 있고,

샘플에서 문제가 발견될 수도 있습니다.

신입 때는 이런 메일이 가장 쓰기 어려웠습니다.

고객이 화를 낼까 걱정돼 설명을 길게 하게 됩니다.

지금은 오히려 구조를 단순하게 잡습니다.

무슨 일이 발생했는지 → 어떤 영향이 있는지 → 지금 무엇을 하고 있는지 → 언제 다시 알려줄 것인지

예를 들어 선적이 하루 늦어진다면:

Dear Michael,

We would like to inform you that the shipment will be delayed by one day due to the production schedule.

Previous shipment date: Aug. 25
Revised shipment date: Aug. 26

We are coordinating with our production team to prevent any further delay.

We will update you again once the shipment is completed.

Best regards,
Kevin

좋지 않은 소식이라고 해서 어려운 영어가 필요한 것은 아니었습니다.

오히려 고객이 가장 궁금해할 변경된 날짜를 바로 보여주는 것이 중요했습니다.

출하메일은 제가 가장 간단하게 쓰는 메일 중 하나입니다

제품 출하가 끝났다면 필요한 정보를 정확하게 전달하면 됩니다.

Subject: Shipping Documents – Project A

Dear Michael,

The parts were shipped today.

Quantity: 5,000 pcs
Shipment Date: Aug. 26
Tracking No.: 1234567890

Please find attached the Commercial Invoice and Packing List.

Best regards,
Kevin

이런 메일에 굳이 긴 설명을 넣지 않습니다.

고객이 알고 싶은 것은 제품이 출하됐는지, 수량이 얼마인지, 어떻게 추적할 수 있는지, 필요한 서류가 첨부됐는지이기 때문입니다.

15년 동안 사용하면서 결국 남은 표현은 많지 않았습니다

해외영업 영어를 처음 공부할 때는 비즈니스 영어 표현을 정말 많이 알아야 할 것 같았습니다.

실제로는 몇 가지 기본 표현을 상황에 맞게 바꿔 쓰는 경우가 훨씬 많았습니다.

실제 상황	제가 자주 사용하는 표현
자료 전달	Please find attached…
확인 요청	Could you please confirm…?
내부 확인 중	We are checking this internally.
답변 일정	We will update you by tomorrow.
일정 변경	The schedule has been revised as follows.
추가 정보 요청	Could you please provide…?
출하 완료	The parts were shipped today.
고객 의견 요청	Please let us know if you have any questions.

신입이라면 이 문장들을 통째로 외우는 것보다 어떤 상황에서 사용하는지를 이해하는 것을 추천하고 싶습니다.

그리고 회사에서 실제 사용하는 표현이 있다면 그 표현을 익히는 것도 좋습니다.

회사와 고객마다 선호하는 문체가 조금씩 다르기 때문입니다.

번역기를 사용해도 될까?

제가 처음 해외영업을 시작했을 때와 지금의 가장 큰 차이 중 하나입니다.

요즘은 번역기와 AI를 이용하면 영문메일 초안을 만드는 것이 훨씬 쉬워졌습니다.

저는 이런 도구를 사용하는 것 자체가 문제라고 생각하지 않습니다.

다만 결과를 그대로 복사해서 보내는 것은 조심해야 합니다.

특히 자동차부품 업무에서는 문법보다 숫자와 조건이 더 위험할 수 있습니다.

Part Number

Unit Price

Quantity

SOP

Lead Time

Incoterms

Revision

같은 정보는 반드시 직접 확인하는 편이 좋습니다.

번역기가 영어문장을 자연스럽게 만들어줘도 100,000 pcs를 10,000 pcs로 잘못 입력한 것은 찾아주지 못할 수 있습니다.

제가 신입 때는 영어문법을 틀릴까 봐 가장 걱정했습니다.

지금은 메일을 보내기 전에 숫자와 첨부파일을 더 많이 봅니다.

메일을 보내기 직전 제가 확인하는 것

중요한 메일을 작성하고 Send를 누르기 전에 저는 잠깐 다시 봅니다.

수신자가 맞는지.

CC가 필요한 사람이 들어가 있는지.

고객 이름이 맞는지.

Part Number가 맞는지.

수량과 가격이 맞는지.

날짜가 맞는지.

첨부파일이 제대로 들어갔는지.

특히 기존 메일을 복사해서 사용하는 경우에는 더 조심합니다.

이전 고객의 프로젝트명이나 날짜가 남아 있을 수 있기 때문입니다.

영어문법이 조금 어색한 것은 고객이 이해할 수 있습니다.

하지만 USD 3.20을 USD 2.30으로 잘못 보내는 것은 완전히 다른 문제입니다.

길게 쓰면 더 정중할 것이라고 생각했습니다

신입 시절의 제 영어메일과 지금의 메일을 비교하면 가장 큰 차이는 길이입니다.

예전에는 정중하게 보이려고 설명을 많이 붙였습니다.

지금은 중요한 내용을 앞에 놓습니다.

결론 → 숫자와 날짜 → 필요한 설명 → 상대방에게 요청할 내용

가능하면 이 순서로 씁니다.

고객도 하루에 수많은 이메일을 받습니다.

특히 여러 프로젝트를 동시에 담당하는 Buyer나 Engineer라면 긴 메일을 처음부터 끝까지 자세히 읽기 어려울 수도 있습니다.

그래서 저는 고객이 휴대전화에서 메일을 열어도 첫 몇 줄에서 중요한 내용을 알 수 있게 하는 것을 좋아합니다.

영어메일에서 가장 중요한 것은 결국 영어가 아니었습니다

15년 전 해외영업을 처음 시작했을 때 영어메일을 잘 쓴다는 것은 문법이 정확하고 비즈니스 표현을 많이 사용하는 것이라고 생각했습니다.

지금은 기준이 달라졌습니다.

고객이 메일을 읽고

무슨 일이 생겼는지,

내가 무엇을 해야 하는지,

언제까지 해야 하는지

바로 이해할 수 있다면 좋은 메일이라고 생각합니다.

그래서 지금도 실제 업무에서 사용하는 문장은 의외로 짧습니다.

Please confirm.

We are checking.

Please find attached.

We will update you tomorrow.

The parts were shipped today.

어려운 문장은 거의 없습니다.

대신 그 뒤에 들어가는 Part Number, Quantity, Price, Date, Lead Time은 여러 번 확인합니다.

해외영업 취업을 준비하면서 영어메일 때문에 걱정했던 15년 전의 저에게 한마디 해줄 수 있다면 이렇게 이야기하고 싶습니다.

멋있게 쓰려고 너무 오래 고민하지 마.

고객이 원하는 내용을 먼저 쓰고,

숫자와 날짜를 정확하게 적고,

확인이 필요하면 언제까지 답할지 알려주면 됩니다.

그리고 무엇보다 중요한 것은 마지막 한 가지입니다.

We will update you by tomorrow.

라고 썼다면,

정말 내일 답하는 것.

제가 15년 동안 영어메일을 쓰면서 배운 가장 기본적인 원칙입니다.

자동차부품 해외영업, 중국 바이어와 에버랜드에서 판다를 본 이유