고객이 “긴급 항공 출하해 달라”고 하면 운송비는 누가 낼까? 해외영업에서 제일 먼저 확인하는 것

autochacha 2026년 8월 15일 읽는 시간 약 12분

메일 제목에 URGENT가 붙어 있었습니다.

자동차부품 해외영업을 하다 보면 별로 반갑지 않은 제목입니다.

고객 쪽 재고가 얼마 남지 않았고, 다음 정규 선적까지 기다리면 생산에 문제가 생길 수 있으니 일부 수량을 먼저 보내달라는 내용이었습니다.

방법은 항공이었습니다.

여기까지만 보면 간단합니다.

재고 확인해서 DHL이나 FedEx 같은 특송으로 보내면 될 것 같습니다.

그런데 저는 이런 메일을 받으면 제품을 몇 개 보낼지보다 먼저 보는 게 하나 있습니다.

그래서 운송비는 누가 내는 건데?

이걸 처음부터 정리하지 않고 물건부터 보내면 나중에 의외로 골치가 아파집니다.

“Please ship by air” 한 줄로 시작되는 일

예를 들어 평소에는 제품을 일정 수량 모아서 해상으로 출하하는 프로젝트라고 해보겠습니다.

그런데 어느 날 고객이 급하다고 합니다.

Please arrange an urgent air shipment to avoid a production shortage.

영업 담당자가 이 메일을 받고 물류 쪽에 바로 전달할 수도 있습니다.

“고객 급하다고 하니까 항공으로 보내주세요.”

저도 예전에는 고객의 긴급 요청이 오면 일단 납기를 맞추는 것부터 생각했던 때가 있었습니다.

그런데 항공 운송은 해상운송과 비용 차이가 큽니다.

제품 단가가 낮은 자동차부품이라면 더 그렇습니다.

몇 박스 보내는데 운송비가 제품 금액보다 커지는 경우도 생깁니다.

그리고 출하가 끝난 뒤 고객에게 운송비를 청구하려고 하면 그때부터 이야기가 이상해질 수 있습니다.

고객은 이렇게 말할 수 있습니다.

“왜 우리가 부담하죠?”

우리 내부에서는 이렇게 나옵니다.

“고객이 급하다고 해서 보낸 거잖아요.”

양쪽 말이 다 그럴듯합니다.

그래서 저는 원인부터 봅니다

긴급출하가 발생했다면 누가 먼저 항공으로 보내자고 했는지만 보면 안 됩니다.

왜 긴급출하가 필요해졌는지를 봐야 합니다.

예를 들어 우리 생산 문제로 정규 출하일을 못 맞췄습니다.

고객 라인에 문제가 생길 수 있으니 항공으로 보내야 합니다.

이건 공급업체 쪽 책임으로 볼 여지가 큽니다.

반대로 우리는 고객 Forecast와 PO에 맞춰 정상적으로 준비하고 있었는데 고객이 갑자기 주문량을 크게 늘렸습니다.

기존 계획에 없던 물량을 며칠 안에 달라고 합니다.

이 경우는 이야기가 달라집니다.

또 이런 경우도 있습니다.

제품은 제때 준비됐는데 고객이 지정한 운송 과정에서 문제가 생겼거나, 고객 쪽에서 PO를 늦게 발행했습니다.

결국 똑같은 Air Shipment라도 원인에 따라 비용 부담 주체가 달라질 수 있습니다.

그래서 긴급출하 메일이 오면 저는 보통 메일부터 거꾸로 찾아갑니다.

PO가 언제 들어왔는지.

고객이 요청한 납기일이 언제였는지.

당초 합의한 Lead Time은 얼마였는지.

우리 생산 완료일은 언제였는지.

기존 Forecast에는 해당 물량이 있었는지.

그리고 현재 적용 중인 Incoterms도 다시 확인합니다.

기억으로 판단하면 나중에 꼭 말이 꼬입니다.

문제는 원인이 항상 한쪽에만 있지 않다는 겁니다

실무에서는 이게 더 골치 아픕니다.

누가 봐도 우리 잘못이면 오히려 판단하기 쉽습니다.

누가 봐도 고객의 긴급 주문이라면 그것도 비교적 명확합니다.

애매한 경우가 어렵습니다.

고객 Forecast가 갑자기 증가했습니다.

그런데 우리도 생산 대응이 조금 늦었습니다.

고객은 Forecast를 줬다고 하고,

우리는 Firm PO가 늦었다고 합니다.

구매에서는 원자재 Lead Time 때문에 어쩔 수 없었다고 하고,

생산에서는 확정 물량이 없어서 미리 생산할 수 없었다고 합니다.

그 사이 고객 공장의 재고는 줄어듭니다.

이때 해외영업이 고객 메일을 그대로 전달만 하면 내부 회의가 이상해집니다.

“그래서 누구 잘못인데?”

이 얘기만 30분 할 수도 있습니다.

그런데 고객 라인은 그 토론이 끝날 때까지 기다려주지 않습니다.

저라면 이 상황에서는 두 가지를 분리해서 봅니다.

첫 번째는 라인을 멈추지 않는 것.

두 번째는 비용 책임을 정리하는 것.

둘을 동시에 해결하려고 하면 출하 자체가 늦어질 수 있습니다.

항공출하 수량도 고객이 달라는 대로 보내지 않습니다

이것도 처음에는 잘 몰랐던 부분입니다.

고객이 10,000개가 급하다고 해서 반드시 10,000개 전부를 항공으로 보낼 필요는 없습니다.

고객의 현재 재고가 몇 개인지,

하루 사용량이 몇 개인지,

다음 정상 출하분은 언제 도착하는지 계산해봐야 합니다.

가령 고객이 하루 1,000개를 사용하고 현재 3,000개가 남아 있다고 해보겠습니다.

다음 해상 물량이 10일 뒤 도착한다면 부족 구간을 계산할 수 있습니다.

여기에 최소한의 Safety를 더해서 항공 물량을 잡는 겁니다.

급하다고 전량 Air로 보내는 것과 라인을 살릴 만큼만 Air로 보내고 나머지는 기존 방식으로 보내는 것은 비용 차이가 상당합니다.

특히 부피가 크거나 중량이 있는 자동차부품이라면 몇 천 개 차이가 운송비에서는 작지 않습니다.

이럴 때 영업이 물류팀에 단순히

10K urgent. Please ship by air.

한 줄 보내버리면 안 됩니다.

저는 오히려 물류와 같이 계산해보는 편입니다.

3K Air + 7K Ocean

5K Air + 5K Ocean

어느 쪽이 고객 라인을 살리면서 비용을 줄일 수 있는지 보는 겁니다.

이런 계산을 해놓고 고객과 이야기하면 협상하기도 훨씬 편합니다.

📷 여기에는 ‘예쁜 출장사진’보다 이런 사진이 어울립니다

이번 글에는 공항이나 비행기 사진보다 실제 출하 직전 박스나 물류창고 사진이 있으면 가장 좋습니다.

휴대폰으로 찍어둔 사진 중에 회사명이나 고객명이 보이지 않는 포장박스, Pallet, 출하대기 제품 같은 사진이 있다면 그걸 쓰세요.

송장이나 Label이 보인다면 고객명, 주소, Part Number, Tracking Number는 반드시 가리는 게 좋습니다.

사진 아래에는 거창하게 설명하지 말고,

“긴급출하가 잡히면 수량뿐 아니라 포장 상태와 실제 출하 가능시간도 같이 확인합니다. (업무 중 직접 촬영)”

정도면 충분합니다.

고객에게 비용 이야기를 언제 꺼낼지도 중요합니다

제가 중요하게 보는 건 가능하면 출하하기 전에 이야기하는 것입니다.

고객 요청으로 발생한 긴급출하라고 판단했다면 애매하게 넘어가지 않는 게 좋습니다.

예를 들어 이런 식입니다.

We can arrange the requested quantity by air to support your urgent demand.
Before proceeding, please confirm that the additional air freight cost will be borne by your side.

짧습니다.

그런데 이 한 번의 확인이 중요합니다.

특히 Please proceed ASAP 같은 답만 받고 나중에 Invoice를 보내면 고객 구매팀에서 비용 승인이 안 나는 경우가 생길 수 있습니다.

요청한 담당자와 비용을 승인하는 담당자가 다른 경우도 있기 때문입니다.

그래서 금액이 크다면 저는 가능하면 누가 비용을 부담하는지 메일로 흔적을 남기는 편입니다.

전화로 합의했다면 메일로 한 번 더 정리합니다.

As discussed over the phone, we will proceed with the urgent air shipment and charge the additional freight cost accordingly.

이건 고객을 못 믿어서가 아닙니다.

몇 달 뒤 Invoice를 정리하는 사람이 당시 통화했던 사람이 아닐 수도 있기 때문입니다.

실제로 더 무서운 건 운송비가 아닐 때도 있습니다

자동차 업계에서 고객의 생산라인이 멈추는 문제는 항공운임 몇백 달러, 몇천 달러로 끝나지 않을 수 있습니다.

그래서 Line Stop 가능성이 언급되면 분위기가 달라집니다.

고객에게

“운송비부터 합의 안 됐으니 못 보내겠습니다.”

라고 버티는 것이 회사에 더 큰 손해가 될 수도 있습니다.

반대로 고객이 급하다고 할 때마다 우리 비용으로 항공출하를 해주는 것도 답은 아닙니다.

몇 번 반복되면 그것이 당연한 대응처럼 굳어질 수 있습니다.

그래서 저는 긴급출하가 끝난 뒤에도 기록을 남겨두는 것이 중요하다고 생각합니다.

왜 Air가 발생했는지.

누가 요청했는지.

몇 개를 보냈는지.

추가비용은 얼마였는지.

누가 부담했는지.

그리고 같은 원인으로 또 발생할 가능성이 있는지.

한 번은 긴급상황이지만 세 번 반복되면 프로세스 문제일 가능성이 큽니다.

예전에는 “보냈습니다”가 끝인 줄 알았습니다

해외영업을 처음 할 때는 긴급출하 요청을 받고 어떻게든 물건을 보내면 일을 잘 처리했다고 생각했습니다.

고객에게 AWB 보내고,

Please find the tracking information below.

메일 보내면 끝이라고 생각한 겁니다.

지금은 오히려 출하가 끝난 다음을 봅니다.

왜 정상운송이 Air로 바뀌었는지.

그 비용을 누가 부담했는지.

다음 달에도 똑같은 일이 생길지.

고객 Forecast 문제인지, 우리 생산 문제인지, 원자재 Lead Time 문제인지.

여기까지 정리하지 않으면 비슷한 긴급출하가 또 생깁니다.

그리고 어느 순간 회사에서 이런 얘기가 나옵니다.

“이 프로젝트는 매출은 나오는데 왜 물류비가 이렇게 많이 나가죠?”

그때 지난 6개월치 DHL, FedEx 비용을 뒤지기 시작하면 이미 늦습니다.

제가 지금도 긴급출하 메일을 받으면 확인하는 순서

이건 별도의 거창한 매뉴얼이 아니라 실제로 머릿속에서 확인하는 순서에 가깝습니다.

확인하는 것	제가 보는 이유
고객 현재 재고	실제로 언제 Line Stop이 발생하는지
일일 사용량	최소 Air 수량 계산
기존 출하 ETA	부족한 기간 계산
Forecast / PO	긴급수요가 원래 계획에 있었는지
생산 완료 가능일	실제 출하 가능한 시점
원래 합의된 납기	공급업체 귀책 여부 확인
Incoterms	기본 운송비 조건 확인
Air Freight	긴급출하 추가비용
비용 부담 확인 메일	나중에 비용 분쟁 방지