해외영업 견적서 작성법, 가격만 적어서 보내면 안 되는 이유

처음 해외영업을 시작했을 때 견적서는 정말 간단한 문서라고 생각했습니다.

고객이 가격을 물어보면 원가 확인하고 마진 붙여서,

USD 1.50 / pc

이렇게 보내면 되는 줄 알았습니다.

그런데 실무를 오래 해보니 견적서에서 정작 무서운 건 가격 뒤에 붙는 조건들이었습니다.

가격은 맞게 보냈는데 운송 조건이 잘못돼 손해를 볼 수도 있고, 고객은 1만 개 기준으로 이해했는데 우리는 10만 개 기준으로 계산했을 수도 있습니다.

납기 역시 마찬가지입니다.

Lead Time: 4 weeks

라고 써놓으면 그 4주가 주문일부터인지, 발주 확정일부터인지, 원자재 입고 이후인지에 따라 이야기가 완전히 달라집니다.

그래서 지금은 견적서를 보내기 전에 가격보다 다른 부분을 더 오래 봅니다.

오늘은 제가 실제 해외영업 업무에서 견적서를 작성할 때 확인하는 내용을 정리해보겠습니다.

고객에게 RFQ가 왔습니다

아침에 메일함을 열었는데 이런 메일이 하나 들어왔다고 해보겠습니다.

Subject: RFQ for New Project

Hi Kevin,

Could you please provide your quotation based on the attached information?

Annual volume: 100,000 pcs
SOP: Q2 2027
Delivery location: Germany

Please also advise your lead time and payment terms.

Best regards,
Michael

해외영업을 처음 하면 여기서 바로 가격부터 알아보게 됩니다.

저도 그랬습니다.

그런데 지금이라면 첨부파일부터 확인합니다.

품번이 맞는지, 사양은 무엇인지, 예상 연간 수량은 몇 개인지, 양산 시점은 언제인지, 어디로 납품해야 하는지부터 봅니다.

왜냐하면 같은 제품이라도 조건에 따라 가격이 달라지기 때문입니다.

1. 단가만 보지 말고 수량부터 봅니다

예를 들어 고객에게서 연간 예상 수량이 100,000개라고 왔다고 해보겠습니다.

이 수량을 기준으로 원가와 생산성을 검토해서 견적을 만들었는데 실제 주문이 연간 10,000개라면 이야기가 달라집니다.

그래서 저는 견적서에 가능하면 기준 수량을 명확하게 표시합니다.

Unit Price: USD 1.50 / pc
Based on Annual Volume: 100,000 pcs

별것 아닌 것 같지만 나중에 가격 협상을 할 때 중요한 근거가 됩니다.

2. Incoterms는 반드시 확인합니다

USD 1.50이라는 숫자만 보면 가격을 비교할 수 없습니다.

EXW인지,

FOB인지,

CIF인지,

DDP인지에 따라 판매자가 부담하는 비용이 달라지기 때문입니다.

그래서 실제 견적서에는 가격과 함께 거래조건을 명확하게 적는 편입니다.

예를 들면,

Price: USD 1.50 / pc
Incoterms: FOB Busan, Incoterms 2020

처럼 표시합니다.

특히 해외 운송비가 포함되는 조건이라면 물류비를 확인하지 않고 먼저 가격을 보내는 것은 위험합니다.

3. Currency도 생각보다 중요합니다

USD인지 EUR인지도 당연히 확인해야 합니다.

가끔 고객의 이전 프로젝트가 USD였다는 이유로 이번 견적도 당연히 USD라고 생각할 수 있습니다.

그런데 RFQ에는 EUR 기준을 요구했을 수도 있습니다.

실무에서는 이런 작은 착각이 의외로 발생합니다.

그래서 저는 최종 견적을 보낼 때 숫자보다 먼저 통화 단위를 한 번 더 봅니다.

4. Lead Time은 애매하게 쓰지 않습니다

개인적으로 견적서에서 상당히 중요하게 보는 항목입니다.

고객은 가격만큼 납기를 중요하게 생각합니다.

예를 들어

Lead Time: 4 weeks

라고만 적으면 나중에 문제가 될 수 있습니다.

가능하다면 기준을 조금 더 명확하게 적습니다.

Lead Time: 4 weeks after receipt of confirmed PO

즉, 확정된 발주서를 받은 후 4주라는 의미입니다.

그리고 실제로 4주가 가능한지는 생산 쪽에 먼저 확인합니다.

해외영업 혼자 판단해서 적을 부분은 아닙니다.

5. Payment Terms도 빠뜨리지 않습니다

대금 결제조건입니다.

예를 들어,

Payment Terms: T/T 30 days

같은 식입니다.

회사와 고객마다 조건이 다르기 때문에 기존 거래 조건과 신규 프로젝트 조건을 확인해야 합니다.

특히 신규 고객이라면 더 신중하게 봐야 합니다.

좋은 가격으로 수주해놓고 돈을 제대로 받지 못한다면 좋은 계약이라고 할 수 없습니다.

6. Quotation Validity도 넣습니다

환율도 변하고,

원자재 가격도 변하고,

물류비도 변합니다.

그런데 몇 달 전에 보낸 견적서를 고객이 다시 들고 와서

“이 가격 그대로 가능하죠?”

라고 하면 난감할 수 있습니다.

그래서 견적 유효기간을 적어두는 것이 좋습니다.

Quotation Validity: 30 days

저는 이것을 일종의 안전장치라고 생각합니다.

7. 마지막으로 숫자를 다시 봅니다

이건 정말 기본인데도 가장 긴장되는 부분입니다.

예를 들어 원래

USD 1.25

를 보내야 하는데

USD 1.15

로 잘못 입력했다면?

메일은 이미 고객에게 갔습니다.

해외영업을 해본 분이라면 이 순간 얼마나 등에서 식은땀이 나는지 아실 겁니다.

그래서 저는 견적서를 완성하고 바로 보내지 않습니다.

한 번 저장하고 다른 업무를 잠깐 한 다음 다시 열어봅니다.

그리고 확인합니다.

확인 항목	제가 마지막으로 보는 부분
Part No.	고객 RFQ와 동일한가
Unit Price	소수점·단위가 정확한가
Currency	USD / EUR 등 통화가 맞는가
Volume	어떤 예상 수량 기준인가
Incoterms	운송비 부담 조건이 맞는가
Lead Time	실제 가능한 일정인가
Payment Terms	합의된 결제조건인가
Validity	견적 유효기간이 있는가

이것만 마지막에 한 번 확인해도 실수를 상당히 줄일 수 있습니다.

견적서를 보낼 때 영어 메일은 길 필요가 없습니다

저는 견적서를 첨부해서 보낼 때 이메일을 복잡하게 쓰지 않는 편입니다.

Subject: Quotation for New Project

Dear Michael,

Thank you for your RFQ.

Please find our quotation attached for your review.

The price is based on the annual volume and delivery conditions stated in your RFQ.

Please let me know if you have any questions or require any additional information.

Best regards,
Kevin

이 정도면 충분합니다.

중요한 것은 멋진 영어가 아니라 첨부한 견적서의 내용이 정확한가입니다.

고객이 “가격이 너무 높다”고 하면?

견적을 보내면 높은 확률로 돌아오는 답변이 있습니다.

Your price is too high.

처음 들었을 때는 당황했습니다.

‘원가 계산해서 보낸 건데 어떻게 더 낮추지?’

그런데 해외영업을 오래 하다 보면 이 말을 반드시 액면 그대로 받아들이지는 않게 됩니다.

고객의 목표가격(Target Price)이 있는지,

경쟁사와 어느 정도 차이가 나는지,

예상 수량이 늘어날 가능성이 있는지,

조건을 바꾸면 가격 조정이 가능한지를 먼저 확인합니다.

예를 들어 저는 바로 할인부터 하기보다는 이런 식으로 물어보는 편입니다.

Could you please share your target price for this project?

또는,

If the annual volume increases, we can review the pricing again.

가격 협상은 결국 숫자 하나를 깎는 일이 아니라 조건을 다시 맞추는 과정에 가깝습니다.

15년 동안 견적서를 보내면서 느낀 점

신입 때는 견적을 빨리 보내는 사람이 일을 잘하는 줄 알았습니다.

고객이 오전에 RFQ를 보내면 오후에 바로 견적을 보내고 싶었습니다.

지금은 생각이 조금 다릅니다.

하루 늦더라도 정확한 견적을 보내는 것이 낫습니다.

물론 고객이 요청한 기한은 지켜야 합니다.

하지만 확인되지 않은 가격과 조건을 서둘러 보내는 것은 오히려 일을 더 크게 만들 수 있습니다.

한번 고객에게 전달된 숫자는 생각보다 오래 남습니다.

몇 년이 지난 뒤 새로운 프로젝트 가격 협상을 하는데 예전에 보낸 견적서를 고객이 다시 꺼내오는 경우도 있습니다.

그럴 때마다 느낍니다.

견적서는 단순한 Excel 파일이 아니라 고객에게 남기는 회사의 기록입니다.

그래서 지금도 Send 버튼을 누르기 전에 숫자를 한 번 더 봅니다.

아마 해외영업을 그만두는 날까지 계속 그럴 것 같습니다.

해외영업 견적서 핵심 정리

해외영업 견적서를 처음 작성한다면 최소한 단가, 통화, 예상 수량, Incoterms, Lead Time, Payment Terms, Quotation Validity는 확인하는 것을 권합니다.

그리고 무엇보다 중요한 것은 혼자 판단하지 않는 것입니다.

가격은 원가 관련 부서와,

납기는 생산과,

운송 조건은 물류와,

필요한 내용을 확인한 다음 고객에게 보내야 합니다.

해외영업 담당자의 역할은 숫자를 만들어내는 사람이 아니라 회사 내부의 조건을 하나의 견적으로 정리해 고객에게 약속하는 사람에 더 가깝습니다.

---

FAQ

해외영업 견적서는 영어를 잘해야 작성할 수 있나요?

영어보다 조건을 정확하게 이해하는 것이 중요합니다. 실제 견적서에는 반복적으로 사용하는 표현이 많아 기본적인 비즈니스 영어를 익히면 충분히 작성할 수 있습니다.

견적 유효기간은 꼭 넣어야 하나요?

회사 정책에 따라 다르지만 원자재 가격, 환율, 물류비 등이 변할 수 있기 때문에 유효기간을 명시하는 편이 안전합니다.

고객이 가격을 깎아달라고 하면 바로 할인해야 하나요?

바로 가격부터 낮추기보다는 목표가격, 예상 수량, 계약조건 등을 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 수량이나 조건이 달라지면 가격을 다시 검토할 근거가 생길 수 있습니다.